Fakta og myter om å drive eget firma! Hvem skal du lytte til?

Det finnes mange fakta og myter om å drive eget firma! Hvem skal du lytte til? De gamle ringrevene som har vært med i bransjen en mannsalder, eller de unge fremadstormende som har en app for alt som skal gjøres? Det kan uansett være lurt å være litt kritisk til hva man hører og leser av tips, for én ting er hevet over enhver tvil: – Det er en kø der ute av folk som vil selge deg alt mulig for at du skal lykkes med din lønnsomhet, og som mener at du må bare må hoppe i det. Samtidig finnes det noen som mener at «blyant og viskelær funker jo fremdeles»…  

Her har vi samlet 12 utsagn fra ulike bedriftsledere som har holdt på en stund. Er det fakta eller myter de kommer med? En interessant blanding kanskje… God lesing!

Jeg har alltid drevet bedriften min på gamlemåten, det gir meg full kontroll.

Myte: Det gir deg kanskje følelsen av full kontroll – men det gjør også at du nok bruker unødig mye tid på oppgaver du kunne fått unna mye raskere. Hvis du lar datateknologien hjelpe deg med den kjedeligste delen av jobben, f.eks. timeregistrering og fakturering, kan du frigjøre tid til noe annet. Enten til å utføre flere betalte oppdrag, eller til å ha litt mer fritid.

Jeg summerer alle timelister selv og fakturerer ved månedens slutt. Mangler jeg en timeliste, spør jeg bare etter den.

Myte: Det er fort gjort å tape penger dersom man ikke har et vanntett timeregistreringssystem. Kanskje du oppdager tilfeldig at en av dine ansatte har ført tid på feil oppdragsnummer? Kanskje daler det ned en forsinket timeliste på pulten din etter at fakturaen er sendt ut? Kanskje merker du ikke en gang at timelister mangler. Kunden din blir heller ikke spesielt glad dersom det kommer en ny faktura etter at siste regning er betalt.

Jeg har flere ansatte, men ikke så mange at jeg mister oversikten. Jeg bruker gjerne kveldene til å oppdatere meg.

Fakta: Det er en sørgelig sannhet at mange ledere av småbedrifter bruker fredagskvelden til å avslutte uka som gikk. Og søndagskvelden til å forberede uka som kommer. Alt dette er tid du ikke får betalt for, og som du kunne brukt til noe hyggeligere sammen med venner og familie.

Jeg må avstemme faktura mot budsjett og påløpt tid manuelt, for å forvisse meg om at det blir riktig. Det er bare jeg som kan gjøre det.

Myte: Hvis du har bedriften din i hodet 24 timer i døgnet, er det lett å bli utbrent. Selv om du kanskje har hatt det slik i mange år allerede, kan det være på tide å legge fra seg noen av de gamle rutinene. Gammel vane er vond å vende, heter et kjent uttrykk. Men selv hest og vogn måtte vike plass for bil og fly en gang. Og ingen synes at det er rart lenger.

Noen ganger glemmer vi jo en timeliste eller to, men det må vi tåle å leve med.

Myte: Selv om man har gjort den samme feilen mange ganger, rettferdiggjør det ikke at man bare skal fortsette i samme spor. Tvert imot – det å lære av sine egne feil gjør at vi kan forbedre oss. Selv dyrene gjør det.

Jeg synes apper og nettskyer og slikt virker skremmende. Tenk om man får datavirus og alt forsvinner?

Fakta: Ja, det kan skje at datamaskiner går i stykker. De kan bli hacket, få virus og du kan miste viktig informasjon. Men papirene du har i permer og bokhyller kan også bli ødelagt. Og det du har i hodet, kan være vanskelig å dele med andre. Det gjelder derfor å ha solide backup-systemer som lagrer informasjonen på ulike steder. Og det gjelder å velge datasystemer fra trygge og anerkjente leverandører, ikke fra snakkesalige døgnflue-bedrifter som er borte i morgen.

Datamaskinen min er fra Dell og telefonen er en Iphone, de snakker jo ikke samme språk.

Myte: Mange tror akkurat det, men det stemmer ikke i virkeligheten. De aller fleste dataprogrammer som finnes med app til telefon eller nettbrett, leverer appen i flere varianter – både for windows, iOs og android – som er de tre største smarttelefon-systemene. Så pc’en og telefonen din kan snakke sammen – med appen som en slags «tolk».

Jeg bruker mac på kontoret og android telefon. Det går vel ikke så bra sammen.

Myte: Jo da, det går helt fint den veien også. De aller fleste dataprogrammer som har app til telefon eller nettbrett, leverer appen i flere varianter – både for windows, iOs og android – som er de tre største smarttelefon-systemene. Så din Mac og smart-telefon kan snakke sammen – uansett.

En kompis av meg kjøpte et dyrt fakturaprogram som han ikke skjønner hvordan virker.

Fakta: Det er dessverre ganske vanlig at mange skaffer seg dataprogrammer som siden ikke blir brukt. Det kan ha flere årsaker. Noen dataprogrammer er lite brukervennlige og kan være generelt vanskelige å forstå. Noen ganger skyldes det at man bruker programmet så lite i starten, at man ikke husker hvordan det virker neste gang. En annen årsak kan være at leverandøren ikke tilbyr support.

Broren min kjøpte et datasystem fra et firma som gikk konkurs. Han mistet alle tallene sine.

Fakta: Det skjer dessverre at enkelte firmaer ikke overlever i en tøff bransje, og det er trist når det går ut over kundene. Derfor er det viktig å huske på å sjekke backup-rutinene. Det er fort gjort å føle seg overkjørt av en overivrig selger. Be alltid om betenkningstid og gjerne om en ny prat og kanskje en demo. Skriv ned alt du lurer på til neste samtale, og ikke glem å sjekke ut hva de har å by på av backup og support. Og ikke minst, hva det vil koste deg.

Både faren min og bestefaren min drev dette firmaet på nøyaktig samme måte. Jeg tør ikke å endre på det. Det funket før, og det funker nå.

Myte: Selv om ting har funket før, så betyr ikke det at det vil fortsette å funke i all framtid. Så raskt som teknologien utvikler seg i dag, har den ikke gjort før. Selv ting fra i fjor kan plutselig være gammeldags. En annen ting som er viktig å ha i bakhodet, er at konkurrentene dine kanskje tilbyr de samme tjenestene som deg, men på en mer effektiv måte takket være digitale verktøy. Så hvis du ikke skal sakke akterut, er det viktig å fornye seg og holde seg oppdatert. Det ville sikkert både far og bestefar si seg enig i.

Jeg har så mye å gjøre på jobben, at jeg ikke rekker å sette meg inn i nye ting. Kanskje det blir bedre tid til høsten. Eller til våren.

Myte: Utsettelser gagner ingen. Tvert imot, hvis du ikke setter av tid nå, kan du risikere å måtte sette av mye mer tid senere. Du får ikke bedre tid til høsten. Eller til våren. Hvis du da ikke gjør noen grep nå. Mange opplever å spare masse tid ved å innføre elektronisk timeregistrering og fakturering. Og mange blir overrasket over hvor lett det var å lære seg å bruke programmet. Men det de aller fleste sier, er at de ikke fatter hvorfor de ikke har gjort det før.

Jeg har ikke datahjerne. Eneste data jeg forstår er e-posten min. Og internett.

Myte: Tull og tøys! Er du på internett og e-post, er du allerede godt i gang. Da forstår du hvordan en datamaskin virker, og er klar til å utvide horisonten din. Og kanskje aller mest – klar for å spare tid. Og tid er fremdeles penger!