Ikke la de ansatte føle seg overvåket med firmabil!

Blir ansatte ulovlig overvåket med elektronisk kjørebok? Kan man stoppe for å kjøpe en kopp kaffe uten at noen bryr seg? Hva er egentlig hensikten med flåtekontroll hvor noen kan se hvor alle kjøretøy er til enhver tid?

Det handler om behov …

Behov for flåtestyringsverktøy gjelder bransjer hvor man har flere kjøretøy ute i trafikken (servicebiler, budbiler, drosjer m.fl.). Virksomhetene benytter sporingsenhet til å få en oversikt over hvor kjøretøyene i bilparken er til enhver tid. På den måten kan henvendelser fra kunder betjenes og følges opp på en mest mulig effektiv måte.

… og om formål

Formålet kan være å effektivisere virksomheten, slik at kostnader reduseres. Formålet om å oppfylle dokumentasjonsplikten etter skattelovgivningen, er også ofte en årsak til å ta i bruk elektronisk kjørebok.

Les også: Slik sparer du skatt med elektronisk kjørebok

Regelverk

Når man innfører elektronisk kjørebok i bedriften, blir flere lover berørt – både arbeidsmiljøloven og personopplysningsloven. Loven sier bl.a. at bedriften kun kan behandle personopplysninger om det har et formål som er saklig begrunnet i virksomheten. La oss se på Arbeidsmiljøloven først.

Arbeidsmiljøloven

Etter arbeidsmiljøloven blir kjørebok ansett som et kontrolltiltak (reguleres i kapittel 9 i lov av 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. i arbeidsmiljøloven). Slike kontrolltiltak kan iverksettes når tiltaket har saklig grunn i virksomhetens forhold og det ikke innebærer en uforholdsmessig belastning for arbeidstakeren.

Personopplysningsloven

I personopplysningsloven sies det at en elektronisk kjørebok vil registrere lokasjonen til virksomhetens kjøretøy, noe som i praksis vil medføre at man også vet hvor den ansatte er. En slik registrering omfatter derfor personopplysninger. Det må derfor vurderes om kontrolltiltaket tilfredsstiller kravene i denne loven.

Åpenhet, dialog og samtykke

I følge loven kan en bedrift kun behandle personopplysninger dersom den ansatte har gitt sitt samtykke.

Etter personopplysningsloven § 2 nr. 7 er et samtykke definert som «en frivillig, uttrykkelig og informert erklæring fra den registrerte om at han eller hun godtar behandling av personopplysninger om seg selv.»

Når en bedrift installerer elektronisk kjørebok i sine biler, har arbeidsgiver plikt til å informere sine ansatte om at det samles inn opplysninger om dem. Det må også informeres om formålet med behandlingen, om opplysningene vil bli utlevert, og eventuelt til hvem.

Les også: Hvilken elektronisk kjørebok skal jeg velge?

Skriftlig informasjon

Det stilles ingen krav til hvordan informasjon skal gis, men det kan være en fordel at den gis skriftlig. På den måten blir informasjonen ofte mer forståelig for den ansatte, og samtidig er den en dokumentasjon for bedriften på at informasjonsplikten er overholdt.

Overskuddsinformasjon bør slettes

Arbeidsgiver skal sørge for at personopplysningene som behandles er tilstrekkelige og relevante ut fra det angitte formålet. Når f.eks. en virksomhet innfører elektronisk kjørebok for å tilfredsstille kravet til dokumentasjonsplikt for yrkeskjøring, vil det ikke være relevant å registrere bilens hastighet eller hvor hardt sjåføren presser på pedalene.

Et annet eksempel som ikke vil være lovlig, er hvis arbeidsgiveren bruker data fra sporingsenheten til å kontrollere den ansattes timelister – dersom kjøreboken har som formål å dokumentere at kjøretøyet er blitt kjørt yrkesrettet.

Overskuddsinformasjon (ikke relevante personopplysninger) skal ifølge loven ikke behandles av arbeidsgiver. Hvis dette har skjedd skal de nevnte opplysninger slettes. Så det går fint an å fremdeles stoppe for å kjøpe seg en kopp kaffe uten at noen kan bry seg.