Papirløs byggeplass blir stadig mer vanlig. Sjekklister og HMS-arbeid utføres digitalt ved hjelp av app og bærbare enheter, og kontorarbeidet gjøres på pc. Mer effektiv prosjektstyring sparer tid, og er ikke minst enklere for alle parter. Samtidig som viktig dokumentasjon bare er et par tastetrykk unna.

Papirløs byggeplass – papirløst skrivebord
Firmaet består av 2 tømrermestere, 6 tømrere og 2 lærlinger. - Men stor pågang gjør at vi trenger flere flinke folk, smiler Marki. Hun har nettopp vært på byggesakskurs hos Holte, og utfører det aller meste av kontorarbeidet i firmaet. Det som vanligvis kalles papirarbeid, men som for hennes del foregår elektronisk.

Full oversikt med sjekklister
- Vi er veldig fornøyd med HoltePortalen. Vi bruker det til alt, innen HMS, prosjektkoordinering og sjekklister samt til personalstyringen. Jeg oppretter prosjekter, sender ut sjekklister, sørger for å få dem inn igjen – det er jeg som er masekråka, ler hun. Men sannheten er at hun ikke trenger å mase så mye, for gutta er flinke til å registrere og krysse av på sjekklistene som de har tilgjengelig på mobilene sine.

- Vi er to her i firmaet som bruker HoltePortalen, forteller Marki. Min kollega jobber på «bedrift», jeg på «prosjekt». På «bedrift» registreres bl.a. medarbeidersamtaler, samt alt av dokumenter og skjemaer, f.eks. kursbevis som medarbeiderne fått. Alt vi gjør ute, blir lagt inn. Det funker kjempefint!

Marki har også en kollega som ikke bruker HoltePortalen. Det er ganske lett å se...

App på mobilen
- Vi har også lastet inn vår «bibel» (håndboka for C&G) i programmet. Skjer det oppdateringer der, så får gutta dem med en gang. Vi kjøret alt papirløst, og det funker så fint. Gutta har tilgang til sjekklistene på mobilene sine og går inn og registrerer hva de har gjort.  I tillegg til mobilene har vi også et nettbrett liggende på hver byggeplass.

Lett å lære seg
Da Marki begynte i firmaet, ble hun lært opp i programmet litt overflatisk av en kollega som skulle slutte. - Jeg måtte derfor finne ut av ting på egen hånd, men det var overhodet ikke vanskelig. Programmet er kjempeoversiktlig og fint, og veldig lett å lære seg. Jeg har utarbeidet egendefinerte sjekklister skreddersydd til våre prosjekter, som jeg kjapt legger inn i prosjektene. Vi sparer masse tid på det!

Vil bli størst på bad i Follo
Crawfurd & Grønvold rehabiliterer veldig mange bad. Da blir sjekklister ekstra viktig. - Vi har en supersikring i bunnen med disse sjekklistene, sier Marki, som også forteller at de har bestemt seg for å bli størst på bad i Follo. Vi er totalleverandør på bad og koordinerer aller underentreprenører; flislegger, rørlegger, elektriker. Slik kan vi sørge for kvalitet i alle ledd. Det blir også mye mer effektivt når alt går gjennom oss, og dermed færre mellommenn å forholde seg til.

FDV-dokumentasjon
Når prosjektet nærmer seg slutten, går Marki inn på Holte og genererer en rapport. - Ut fra denne lager jeg en FDV-bok som inneholder tilbudsbrev, kontrakter og generelle vedlikeholdsråd for det vi har levert. «Smack», «smack», «smack» – så er boka klar. Da vet vi at det aldri kommer til å bli noe tull med våre bad. Alt er dokumentert. I tillegg til boka får kunden en minnepinne som inneholder alle sjekklister og øvrig viktig dokumentasjon.

Les om: FDV-nøkkelen - et praktisk verktøy for å finne svar på om ditt bygg drives til riktig kostnad

Profft utseende
Marki mener at profesjonell dokumentasjon kan være en måte å bli kvitt useriøse aktører på. Kundene ser fort forskjellen. Og vi på vår side kan være sikre på at det vi leverer er av god kvalitet og at ingenting er uteglemt. Det skaper trygghet både for kunden og for oss.

Fin opplevelse
- Målet vårt er at kundene skal få en kjempefin opplevelse, med all dokumentasjon på plass. Holte hjelper jo til med at det vi leverer fra oss blir veldig proft. Jeg tror vi er Nesoddens proffeste håndverksbedrift. Og desidert best på rapporter. Og så gir vi kundene en lekker tre-eske med konfekt, sammen med dokumentasjonen.

Byggesak neste!
Marki er selv i gang med byggesakskurs hos Holte. Hun har nylig gjennomgått begynnerkurs og skal inn på oppfølgingskurs i desember. Hun ønsker å bli mer selvgående innen byggesak, og ser fram til å begynne å bruke Byggesaksnøkkelen også.