Sannheten om elektronisk mannskapsliste

Det spiller ingen rolle hvilken løsning du velger, så lenge du har HoltePortalen i bunnen!
Det handler om fleksibilitet. Det handler om kostnad. Og det handler om å gjøre ting innenfor lovens krav. Heldigvis er det flere måter å registrere elektronisk mannskapsliste på – og vi i Holte leverer tre forskjellige. Og det beste av alt er at alle tre snakker samme språk. Det betyr at hvis du velger en enklere start, er det null problem å utvide senere.

Vi anbefaler tre måter å føre elektronisk mannskapsliste på:

1. Elektronisk byggekortleser – den mest komplette løsningen med flere funksjoner
2. App-løsning eller innlogging på nettsider
3. Elektronisk (manuell) registrering på byggeplass

Det finnes to hovedgrupper blant våre kunder. Det er de som dokumenterer kun for kravets skyld, og det er de som tenker flerbruk, merverdi og nye løsninger. Det ene er like vanlig som det andre og i begge gruppene finner man de som ønsker seg en så enkel løsning som mulig.

La meg derfor prøve å forklare forskjellen på de ulike registreringsmetodene for elektronisk mannskapsliste, slik at du kan velge den løsningen som passer best for deg og ditt firma.

1. Fordelen med elektronisk byggekortleser

Elektronisk byggekortleser er den beste og mest komplette løsningen som også har flere ulike funksjoner. Den innebygde GPS-en gjør at byggekortleseren alltid «vet» hvor den er, så fort den kobles til strøm. Alle som skanner byggekortet sitt på leseren blir derfor automatisk registrert på riktig prosjekt. Det betyr at du kan ha samme skanner på flere prosjekter, bare ta den med i bilen, kjør den til byggeplassen og koble den til.

Mange ønsker å legge inn prosjektdeltakere og tildele roller i HoltePortalen på forhånd. Men hvis en ansatt hos deg som ikke er registrert på prosjektet likevel skanner seg inn, vil programvaren gjenkjenne vedkommende som ansatt og oppgaver kan tildeles og timer registreres. Dette er en perfekt løsning for byggmesteren som liker å ha oversikt over prosjektet sitt.

Legger til eksterne deltakere også

Hvis det kommer eksterne fra andre firmaer og sjekker inn med sine byggekort, vil systemet skille mellom bedrifter du har i kontaktregisteret ditt, og de som ikke er der. En uregistrert kontakt kan jo kanskje bli en framtidig interessant samarbeidspartner for deg. Derfor vil mannskapslisten spørre deg om du ønsker å legge til den nye kontakten. Svarer du ja, vil systemet gjøre et søk for deg i Brønnøysundregisteret, og så automatisk legge til den nye kontakten.

Anbefaler tid for vernerunde

Fordi mannskapslisten registrerer deltakerne etter hvert som de skanner seg inn, kan den også vise en graf over hvor mange som er på byggeplassen til enhver tid. Slik blir det enkelt å se på hvilke tidspunkt det er mange folk på byggeplassen samtidig – noe som kan være fornuftig å være oppmerksom på med hensyn til HMS. Viser grafen en gjennomgående trend at det er flest folk der mellom 12 og 14, kan det være fornuftig å legge vernerunden nettopp inn i dette tidspunktet. Dette fordi statistikken viser at det skjer flest ulykker på en byggeplass når det er mest folk der.

Les også: Må jeg har elektronisk mannskapsliste i rehabiliteringsprosjekter?

2. App-løsning eller innlogging på nettsider

Dersom du ikke ønsker selve byggekortleseren, kan en app-løsning via mobil eller en innlogging på nettsider være en mulighet. Da må de ansatte allerede ha en bruker i systemet, og logge seg inn selv. Ulempen med denne, er at den enkelte registrerer seg selv, og du får ikke samme gode kontroll med at vedkommende faktisk har gyldig byggekort slik som den elektroniske leseren gjør. Dette er altså ingen optimal løsning – men den tilfredsstiller myndighetenes krav og den funker. Og du har samme programvare i bakgrunnen som på de andre løsningene, og kan få ut statistikker og timeoversikter i HoltePortalen dersom det er ønskelig.

3. Manuell registrering

Den tredje løsningen er også elektronisk, men den fungerer ved at én person registrerer inn alle som kommer og går byggeplassen. Dette fungerer bra, også for underentreprenører som ikke er registrert i systemet fra før. Men noen må gjøre den jobben, enten ved å være fysisk tilstede, eller de må vær tilgjengelige på telefon. Løsningen krever også at den som skal registrere personer faktisk forlanger å få se byggekortet til hver enkelt.

Første gang en person registreres, må en del opplysninger registreres manuelt. Neste gang er det nok å taste inn byggekortnummeret som ble lagt inn første gangen. Dette funker, men krever en del ressurser. En person må ha en telefon tilgjengelig, og ha som tilleggsjobb å registrere alle som kommer og går.

Les også: Hva slags elektronisk mannskapsliste bør jeg velge?

Da vet litt du mer om våre løsninger. Som nevnt er alle basert på samme, gjennomtenkte programvare i HoltePortalen. Alle tre har derfor samme gode funksjoner, og det er opp til deg hvordan du vil benytte dem og hva du vil velge.

Godt valg!