Nå er det blitt ekstra viktig at håndverkeren kan dokumentere sitt arbeid. 1.januar 2015 ble det innført en ny og mer omfattende Boligsalgsrapport for takstmenn, basert på NS 3600. Asle Vuttudal hos Rørleggertjenester AS er ikke bekymret. Med JobOffice og Fagtorget har de for lengst innarbeidet gode rutiner for dokumentasjon.

50 bilder pr bad
Asle forteller at de tar mange bilder trinn for trinn gjennom arbeidsprosessen. Det kan fort bli nærmere 50 bilder av ett enkelt bad. Kritiske punkter hvor det kan være vanskelig å komme til senere, samt sluk med opplegg avfotograferes nøye, gjerne med tommestokken for å vise mål. Hvis noen skulle være uheldig senere, så vet de nøyaktig hvor det må meisles opp.

- Vi tar bilder også når vi trykktester. Det er en viktig dokumentasjon hvor bildene dessuten blir automatisk datert. Og vi tar alltid bilder av det ferdige resultatet, bl.a. for å dokumentere ripefritt sanitærutstyr dersom det skulle oppstå skade fra en annen håndverker etter oss.

- Bilder er også gode å ha hvis en tidligere kunde vil ha gjort flere arbeider på et senere tidspunkt. Da er det greit å kunne sjekke hva vi gjorde sist, og hvordan.

JobOffice fra første dag
Asle Vuttudal og hans kompanjong, Vegard Andre Rolfseng, startet firmaet Rørleggertjenester AS i Stjørdal i 2012. Begge kjente til JobOffice fra tidligere arbeidsplass, men før de tok et endelig valg, orienterte de seg på YouTube og de snakket med andre. – Moderne rørleggera må bare hæng med på datafronten også, sier Asle Vuttudal på trivelig trøndersk.

- JobOffice fungerer utmerket. Kalkulasjonsmodulen er kjapp, det tar maks 1 time å kalkulere rør for et helt hus. Vi har en policy på at innen en uke etter forespørsel skal vi ha sendt ut tilbud – uansett.

De fikk først JobOffice med kalkulasjonsmodul, forbruk og timeliste inne på kontoret. Etterhvert supplert med fakturamodul og PocketLink på sine Samsung-telefoner. Asle forteller at de vurderer å få seg nettbrett, slik at de kan ha fullversjon også ute på arbeid.

- JobOffice PocketLink er helt uunnværlig for oss som er tomannsfirma. Det forenkler mye i hverdagen, og gjør at vi sparer tid ved å slippe å dra innom kontoret, men kan opprette prosjekter direkte og plukke varer fra bilen.

- Selv om vi har fakturamodulen, overlater vi selve faktureringen til regnskapsfirma. Vi bruker modulen til å eksportere fil til regnskapsfører. Vi har såpass mye å gjøre, at dette funker best for oss.

FDV-dokumentasjon leverer vi enten på en fil til byggherren, eller printer ut til perm for huseier. Vi har ikke begynt å bruke boligmappa.no ennå, men det kommer vel.

Fagtorget og ekstern backup
I tillegg til modulene i JobOffice har de Fagtorget, og backup gjennom Virtuell Server. Det siste er de ekstra glad for, siden de har hatt pc-krasj to ganger. – Vi e vældi fornøyd med det, og har alt vi træng, sier Asle. - All bildan ligg også på den eksterne serveren.

- Det er superenkelt at vi kan gå direkte fra JobOffice til Fagtorget på søknadspliktige prosjekter, og kopiere med oss all nødvendig informasjon. I Fagtorget har vi alle papirene vi trenger – søknadspapirer for ansvarsrett, samsvarserklæring, dokumentasjonsskjema som vi fører over til PocketLink og bruker som sjekkliste.

- Jeg ser at vi hadde hatt et stort problem hvis vi ikke hadde hatt JobOffice. Det er godt å slippe å punche noe manuelt. Heller ikke leverandørfaktura trenger vi å få på papir lenger, men henter den direkte inn på bruker. Har vi noe retur, funker kreditnota. Vi har ingen løse lapper. Etter hvert som vi har lært oss programmet bedre, sparer vi også stadig mer tid.

- Vi vil anbefale JobOffice til alle rørleggere som tar dokumentasjonsarbeidet på alvor!



Les også artiklene:

Et liv ved siden av jobben 

Halverte tiden

Regnskapseksport- en vinn/vinn-situasjon

Leo Slettedal bruker JobOffice - regnskapsfører jubler!

Ny versjon av Fagtorget med oppgradert faglig innhold