Personvernerklæring

Ditt personvern er viktig for oss, og vi legger derfor stor vekt på at opplysningene håndteres på en ansvarlig måte. Nedenfor kan du lese hvordan Holte AS (heretter kalt «Holte», «vi», «oss» eller «vårt») behandler personopplysninger om deg når vi opptrer som dataansvarlig. Du kan også lese om hvilke rettigheter du har i forbindelse med behandlingen vår.

1.  Holtes rolle som behandlingsansvarlig

Holte er en del av EG-konsernet som er en av Skandinavias største leverandører av teknologiløsninger til privat og offentlig sektor. Gjennom et konstant fokus på våre kunder, deres bransje og levering av bransjeledende løsninger setter vi kundene i stand til å bli ledende innenfor deres område.

I forbindelse med driften av virksomheten behandler vi en rekke personopplysninger. Det gjør vi slik at vi kan gi deg best mulig service. Vi samler inn og behandler hovedsakelig generelle (ikke-sensitive) data.

Hvis du har spørsmål om vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte oss her:

Holte AS

Rådgiver personvern Pb. 172 Skøyen,

0212 Oslo, Norge

E-post: personvern@holte.no

Telefon: 45 50 60 70

EG A/S

Data Protection Office Industrivej Syd 13 C 7400

Herning, Danmark

E-post: dpo@eg.dk

Telefon: +45 7013 2211

 

2.  Hvilke personopplysninger vi samler inn, og hvorfor

Vi behandler personopplysninger om deg i en rekke forskjellige situasjoner. Les mer nedenfor om vår behandling i de forskjellige situasjonene.

2.1   Besøkende på Holtes hjemmesider

Når du besøker Holtes hjemmesider (www.holte.no), og tilhørende underdomener, kan Holte behandle opplysninger om din IP- adresse og informasjon om din datamaskin, enhet og nettleser.

Vi behandler også informasjon om besøket ditt (for eksempel informasjon om hvordan du får tilgang til nettstedene våre, hvordan du navigerer på dem, hvilke sider du besøker, innhold du ser på, søkene dine, annonser du har sett osv.). Denne informasjonen er innhentet gjennom informasjonskapsler, logger og andre teknologier. Les mer på nettsidens cookie-banner.

Vi behandler også data som du gir oss i forbindelse med bruken av hjemmesiden, f.eks. når du fyller ut et skjema eller registrerer deg på nett, herunder navn, firmanavn, arbeids-telefonnummer/mobilnummer, e-postadresse, tittel, produktinteresse og øvrige opplysninger du gir til oss.

Vi bruker opplysningene for å gjøre relevante tjenester og produkter tilgjengelige for deg, og for å forbedre din opplevelse av hjemmesiden samt de tjenester og produkter vi tilbyr. Vi bruker også opplysninger til å vise deg innholdet på våre og andre sider basert på dine aktiviteter og preferanser, og til å begrense hvor mange ganger du ser det samme innholdet.

Hvis du registrerer deg i vårt fordelsprogram, behandler vi også opplysninger om deg for å tilby og levere fordeler fra våre samarbeidspartnere. Vi behandler opplysninger som navn, firmanavn, arbeidstelefonnummer/mobilnummer, e-postadresse og informasjon om tilbudet du ønsker å benytte deg av. Opplysningene deles med våre samarbeidspartnere når du trykker på knappen «Dette vil jeg ha».

Grunnlaget vårt for behandlingen er våre rettmessige interesser (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f) eller ditt samtykke (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a og Ekomloven § 2-7b).

2.2   Kunder og potensielle kunder hos Holte

Når du er kunde / potensiell kunde hos Holte eller kontaktperson hos en av Holtes kunder / potensielle kunder, behandler Holte personopplysninger om navn, firmanavn, firmaadresse, arbeidstelefonnummer/mobilnummer, e-postadresse, tittel, dine kjøp, betalingsopplysninger og informasjon fra offentlig tilgjengelige kilder og øvrige opplysninger som du gir til oss.

Vi behandler personopplysninger med det formål å kunne oppfylle avtalen med våre kunder, med henblikk på å levere tjenester, kurs og webinarer, fakturere, føre statistikk og foreta kvalitetsstyring, og for å opprettholde kunderegistrene og yte generell service, markedsføring og salg overfor våre nåværende og potensielle kunder.

Vårt grunnlag for behandlingen er avtalen med deg (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b) eller våre rettmessige interesser (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

2.3   Deltakere på Holtes arrangementer

Når du melder deg på og deltar på arrangementer avholdt av Holte, behandler vi opplysninger om navn, firmanavn, firmaadresse, arbeidstelefonnummer/mobilnummer, e-postadresse og hvilket arrangement du deltar på.

Vi behandler disse opplysningene med tanke på å administrere arrangementet, av sikkerhetsmessige årsaker og for å kunne sende deg relevant materiale. Grunnlaget vårt for behandlingen er våre rettmessige interesser (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f) eller ditt samtykke (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a og Ekomloven § 2-7b).

Deltakere på Holtes webinarer: Hvis du er deltaker på et webinar med videoopptak kan lenke til opptaket deles med kursdeltakere i etterkant av webinaret. Formålet med dette er å gi deltakerne mest mulig utbytte av innholdet som blir presentert, samt tilby læringsmateriell som er oppdatert og skreddersydd kursets innhold. Lenken til webinaret er aktiv i 30 dager og innholdet vil bli slettet etter denne perioden. Hvis du er deltaker på et webinar med videoopptak vil du få skriftlig informasjon om dette i forkant, samt informasjon om hvordan du kan stille spørsmål anonymt.

2.4   Mottakere av markedsføring og deltakere i konkurranser

Når du mottar markedsføring fra Holte eller deltar i konkurranser, behandler vi opplysninger om navn, firmanavn, forretningsadresse, arbeidstelefonnummer/mobilnummer, e-postadresse, tittel og produktinteresse. Vi behandler også opplysninger om dine preferanser når det gjelder markedsføring eller kommunikasjon, og bruken av den markedsføringen vi sender deg (herunder f.eks. om du har åpnet en e-post fra oss, om e-posten er lest og hvilke lenker du har åpnet), og opplysninger som du ellers har gitt oss.

Vi behandler opplysningene med tanke på markedsføring av selskapet vårt og selskapets produkter, opprettelse og administrasjon av deg som abonnent på markedsføring samt administrasjon av konkurranser, trekking av vinnere mv. Vi bruker opplysningene om dine preferanser og din bruk for å forstå den måten våre kunder tar imot markedsføring, og for å forbedre markedsføringen overfor deg og våre øvrige kunder.

Vi sender bare markedsføringsmateriale til deg via post, e-post eller annen elektronisk kanal når vi har innhentet samtykke til dette, når samtykke er påkrevd i henhold til markedsføringslovens regler.

Når du melder deg på Holtes nyhetsbrev, samtykker du i at Holte behandler personopplysningene dine (personvernforordningen, artikkel 6, punkt 1, a og markedsføringslovens § 15) kun til det formål å motta nyhetsbrev og markedsføringsmateriell. Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ved å avslutte abonnementet på nyhetsbrevet (personvernforordningen artikkel 7, punkt 3). Dette gjør du ved å klikke på avmeldingslenken i nyhetsbrevet. Opplysningene dine blir deretter slettet, med mindre vi har et annet rettslig grunnlag som lar oss fortsette å behandle personopplysningene dine.

Vi bruker også opplysninger om deg til å vise deg innholdet på våre og andre sider basert på dine aktiviteter og preferanser, til å begrense hvor mange ganger du ser det samme innholdet, samt til å måle effektiviteten av vårt innhold og vår markedsføring.

Grunnlaget vårt for behandlingen er våre rettmessige interesser (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f) og/eller ditt samtykke (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a og Ekomloven § 2-7b)

2.5   Samarbeidspartnere og/eller leverandører til Holte

Når du er samarbeidspartner eller leverandør til Holte eller kontaktperson hos en samarbeidspartner/leverandør, behandler vi opplysninger om navn, firmanavn, forretningsadresse, arbeidstelefonnummer, e-postadresse og tittel samt offentlig tilgjengelig informasjon og øvrige opplysninger som du gir til oss.

Vi behandler opplysningene til bruk for kontraktstyring og for å motta varer og tjenester fra våre leverandører og samarbeidspartnere, og, hvis det er relevant, for å oppfylle avtaler med kundene.

Vårt grunnlag for behandlingen er avtalen med deg (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b) eller våre rettmessige interesser (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

2.6  Rekruttering

I en rekrutteringsprosess behandler vi opplysninger som navn, fødselsdato, adresse, telefonnummer, e-postadresse, vurderinger i forbindelse med rekrutteringsprosessen og øvrige opplysninger som du gir til oss, for eksempel CV, kvalifikasjoner, tidligere arbeidserfaring og referanser.

Vi behandler opplysningene for å administrere rekrutteringsprosesser og behandle jobbsøknader. Tilgang til behandling av personopplysninger i rekrutteringsprosessen vil være begrenset ut fra en nødvendighetsvurdering. Dokumentasjonen til kandidater som ikke ansettes vil bli slettet når ansettelsesprosessen er gjennomført, hvis ikke annet er avtalt.

Vårt grunnlag for behandlingen er våre rettmessige interesser (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

2.7  Øvrige generelle formål med behandlingen av opplysninger

Vi kan supplere informasjonen vi samler inn med informasjon fra andre kilder. Dette kan være offentlig tilgjengelig informasjon – herunder informasjon vi får gjennom offentlig tilgjengelige kilder.

Opplysninger som vi har innhentet til de formål som er beskrevet ovenfor, kan Holte dessuten behandle med tanke på overholdelse av lover og regler som Holte er underlagt i forbindelse med driften av selskapet, eller for å oppfylle forskjellige rapporterings- eller opplysningsforpliktelser i henhold til gjeldende lover og regler (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c.)

Hvis Holte selger hele eller deler av selskapet, eller selger eller overfører våre aktiviteter eller på annen måte er involvert i en fusjon eller overføring av hele eller en vesentlig del av selskapet, kan Holte overføre opplysningene dine til den part eller de parter som er involvert i overføringen som ledd i denne transaksjonen når det kan skje i henhold til lovgivningen (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1, bokstav f).

Til slutt kan Holte behandle personopplysningene for å håndheve eller forsvare våre eller tredjeparts juridiske rettigheter eller legitime interesser i tilfeller der dette er nødvendig, saklig og forholdsmessig (personvernforordningen artikkel 6, nr. 1, bokstav f).

 

3.  Deling av dine opplysninger med andre

Holte kan gi personopplysningene videre internt i EG-konsernet og til andre leverandører og/eller tjenesteytere i forbindelse med den vanlige driften av forretningene.

Holte kan også gi personopplysningene videre til en offentlig myndighet i situasjoner der vi konkret er forpliktet til å gi personopplysningene videre i henhold til lovgivning og rapporteringsforpliktelser som vi er underlagt.

Vi mottar også tekniske data fra tredjepartsleverandører som utfører analyse om besøket ditt på nettsiden vår.

Vi forsøker å begrense utlevering av personopplysninger i personlig identifiserbar form, og dermed utlevering av opplysninger som kan identifisere deg personlig.

Holte overlater dessuten personopplysningene til databehandlere, f.eks. i forbindelse med administrasjon av våre IT-systemer. Våre databehandlere behandler bare personopplysningene til våre formål og på instruks fra oss. Vi inngår databehandleravtaler med våre databehandlere for å sikre at den nødvendige sikkerheten er på plass, og for å beskytte opplysningene og overholde våre forpliktelser som behandlingsansvarlig.

Grunnlaget for behandlingen er våre legitime interesser (personvernforordningen artikkel 6, nr. 1, bokstav f).

 

4.  Overføring av personopplysninger til land utenfor EU/EØS

Vi kan i forbindelse med behandlingen av personopplysningene overføre opplysningene til land utenfor EU/EØS. Personvernlovgivningen i disse landene kan være mindre streng enn den er i Norge og EU/EØS for øvrig. I visse land har EU-kommisjonen imidlertid fastsatt at personvernnivået er på høyde med det vernenivået som er i EU/EØS. Hvis vi overfører personopplysninger til land der dette ikke er tilfelle, vil overføringen av personopplysningene til disse landene utenfor EU/EØS skje på bakgrunn av standardkontraktene utarbeidet av EU- kommisjonen, eller annet lignende overføringsgrunnlag som er spesielt utarbeidet for å sikre et tilstrekkelig vernenivå.

Du kan lese mer om overføring av personopplysninger til land utenfor EU/EØS på EU- kommisjonens hjemmeside.

 

5.  Lagringsperiode, personvern og sikkerhet

Personopplysningene lagres ikke lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålene de ble samlet inn for. Når opplysningene ikke lenger er nødvendige, vil vi sikre at de slettes på en sikkerhetsmessig forsvarlig måte.

Det er vår politikk å beskytte personopplysninger ved å treffe tilstrekkelige tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak.

Informasjonssikkerhet er den forretningsrisikoen som er høyest prioritert i Holte. Vi arbeider seriøst og profesjonelt med sikkerhetsrisiko og har truffet sikkerhetstiltak som skal sikre vern for alle de personopplysningene som vi behandler. Vi gjennomfører regelmessig intern oppfølging av hvorvidt retningslinjer og tiltak er tilstrekkelige og overholdt.

 

6.  Dine rettigheter

Som registrert har du en rekke rettigheter i henhold til personvernforordningen. Hvis du vil benytte deg av rettighetene, må du kontakte oss.

Du kan − ubetinget og til enhver tid − kalle tilbake ethvert samtykke. Det kan du gjøre ved å sende en e-post til oss (se e-post ovenfor). Tilbakekalling av samtykket vil ikke ha noen negativ innvirkning. Det kan imidlertid bety at vi heretter ikke kan oppfylle spesifikke anmodninger fra deg. Tilbakekalling av et samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen som har blitt utført på grunnlag av samtykket før det ble tilbakekalt. Videre vil det ikke påvirke noen behandling som utføres på annet lovlig grunnlag.

Du kan dessuten – ubetinget og til enhver tid – gjøre innsigelser mot vår behandling når den skjer på bakgrunn av vår rettmessige interesse.

Dine rettigheter omfatter også følgende:

Rett til innsyn: Du har rett til å få innsyn i de personopplysninger vi behandler om deg.

Rett til korrigering: Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg selv korrigert og ufullstendige personopplysninger utfylt.

Rett til sletting (retten til å bli glemt): I særlige tilfeller har du rett til å få slettet personopplysninger om deg innen det tidspunktet vi vanligvis vil slette dine opplysninger.

Rett til begrensning av behandling: Du har i visse tilfeller rett til å få behandlingen av dine personopplysninger begrenset. Hvis du har rett til å få begrenset behandlingen, kan vi heretter bare behandle opplysningene – bortsett fra lagring – med ditt samtykke, eller med tanke på at lovkrav kan fastsettes, gjøres gjeldende eller forsvares, eller for å beskytte en person eller viktige samfunnsinteresser.

Rett til å protestere: Du har i visse tilfeller rett til å protestere mot vår behandling av dine personopplysninger, og alltid hvis behandlingen er med tanke på direkte markedsføring.

Rett til dataportabilitet: Du har i visse tilfeller rett til å motta dine personopplysninger i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format og få overført disse personopplysningene fra én behandlingsansvarlig til en annen.

Rett til å klage: Du kan til enhver tid melde inn klage til Datatilsynet angående vår behandling av personopplysninger. Se mer på datatilsynet.no, der du også kan finne mer informasjon om dine rettigheter som registrert.

 

7.  Oppdateringer

Vi evaluerer og oppdaterer løpende denne personvernerklæringen. Det er derfor en god idé å holde deg regelmessig oppdatert. Øverst kan du se når den sist ble oppdatert. Den siste versjonen vil alltid være tilgjengelig på våre hjemmesider.

 

8.  Informasjon om bruk av informasjonskapsler

Nedenfor kan du lese hvordan vi bruker egne informasjonskapsler og informasjonskapsler fra tredjeparter til å analysere hvordan våre aktiviteter brukes på internett.

Noen av Holtes sider kan ha innhold som bare kan vises hvis informasjonskapsler lagres. Data fra informasjonskapsler brukes også til å samle inn personlig identifiserbare opplysninger for markedsføringsformål.

En informasjonskapsel er en liten tekstfil som lagres i nettleseren på datamaskinen, smarttelefonen, nettbrettet eller en annen enhet du surfer på nettet med når du besøker hjemmesider. Informasjonskapsler gjør det mulig å gjenkjenne enheten din mv. og å samle inn informasjon om din atferd på nettet, inkludert hvilke sider og funksjoner som besøkes med din nettleser, samt sikrer at den fungerer rent teknisk.

I noen tilfeller er informasjonskapsler den eneste måten å få et nettsted til å fungere etter hensikten på. En informasjonskapsel er en passiv fil, og den kan derfor ikke samle inn opplysninger på datamaskinen, spre datavirus eller andre skadelige programmer. Den er anonym og inneholder ingen personopplysninger. Informasjonskapsler brukes av stort sett alle nettsteder. Les mer på nettsidens cookie-banner.

Holte som databehandler

Når et foretak benytter Holtes programvare, er foretaket behandlingsansvarlig og Holte er databehandler. Som databehandler behandler vi personopplysninger i programvaren etter instruks fra behandlingsansvarlig gjennom vår databehandleravtale med kunder. Våre underdatabehandlere behandler bare personopplysningene til våre formål og på instruks fra oss. Vi inngår databehandleravtaler med våre underdatabehandlere for å sikre at den nødvendige sikkerheten er på plass, og for å beskytte opplysningene og overholde våre databehandlerforpliktelser.

Holte benytter seg av følgende underdatabehandlere:

Underdatabehandler Org.nr / VAT nr. Adresse
Cygate AB 5556549-8952 Tullhusgatan 1B, 652 25 Karlstad
Visolit AS 977 249 287 Drengsrudbekken 12, 1383 Asker
Logiq AS 981 012 224 Højvangen 4, 8660 Skanderborg, Danmark
Team.blue. Denmark A/S 29412006 Højvangen 4, 8660 Skanderborg, Danmark
Sinch Denmark ApS 26361710 Fruebjergvej 3
2100 København Ø
Unit4 961 329 310 Gjerdrums vei 4
0484 Oslo
Holte Software Poland sp. z o.o KRS 0000407244 Nowy Świat 34, PO-80-299 Gdańsk
Microsoft Ireland Operations, Ltd. N/A One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18, D18 P521, Irland
EG A/S 84667811 Industrivej Syd 13 C, 7400 Herning, Danmark