Vi ønsket oss en proff programvare for byggesøknader – og fikk det!

For tre år siden startet tømrer Kjetil Gullaksen Byggesøknad Bergen AS. I dag teller de 11 ansatte og har nylig opprettet Byggesøknad Oslo AS. Begge selskapene hører til under paraplyen Byggesøknad Norge. De jobber primært med byggesøknader i tiltaksklasse 1 og 2, og leverer også søknads- og byggetegninger samt prosjektering. Siden mars 2020 har de brukt Holte ByggSøk som sitt søknadsverktøy, og er glad for at det faktisk finnes en proff programvare for byggesøknader.

Hvorfor valgte dere Holte ByggSøk?

– Jeg har en litt artig historie å fortelle der, ler Kjetil. – Jeg fikk en demonstrasjon av Holte ByggSøk veldig tidlig i prosessen. Den gangen var programmet langt fra komplett, og jeg sa fra at det var mye som måtte på plass før programmet kunne bli interessant for oss. Jeg laget faktisk en liste over mangler, som jeg sendte over til Holte. Da vi flere måneder senere fikk en ny presentasjon, var det veldig kjekt å kjenne igjen mange av våre innspill i den ferdige utgaven av Holte ByggSøk. Da ble valget enkelt. Vi har nå holdt på med det et halvt år, og er veldig fornøyde.

Hva synes du om programmet?

– Jeg synes at Holte ByggSøk har veldig mange gode funksjoner. Det er kjekt at det blir utviklet programvare for dette feltet, siden byggesøknader er en veldig snevert felt, med mange forskjellige aktører. Det er mange som holder på med søknader; arkitekter, ingeniører, byggmestere, men veldig få som er spesialisert slik som oss og som har byggesøknader som hovedfelt.

Hva er spesielt med dere?

Det spesielle med oss er at vi har spesialisert oss på byggesøknader i tiltaksklasse 1 og 2. De fleste andre firmaer som driver med byggesøknader som er av en viss størrelse er i all hovedsak ingeniørfirmaer som driver med langt større prosjekter.

I tillegg består vårt firma av en gjeng med svært forskjellige bakgrunner som utfyller hverandre godt. Selv er jeg tømrer av fag, vi har sivilingeniører, vi har arkitekter og til og med en historiker som bistår ved lengre redegjørelser. Vi har også en administrasjonskoordinator som tar seg av kunder, tilbud og regnskap.

Hvordan fungerer Holte ByggSøk i hverdagen?

– Jeg er veldig fornøyd. Programmet treffer veldig godt på de behovene vi har i arbeidet med byggesøknader. Oppsettet er veldig rent og fint, og det er intuitivt å bruke. Integrasjonen med Altinn på nabovarsler og samsvarserklæringer sparer vi mye tid på. Programmet hjelper meg også i veldig stor grad med å holde styr på hvor langt jeg er kommet i søknaden.

Med over 200 søknader i året blir det naturlig nok en del ventetid innimellom. Våre søknadskonsulenter kan holde på med alt fra sju til et par og tjue søknader parallelt, helt problemfritt. Man klarer ikke å ha alt i hodet på detaljnivå, men det gjør ikke noe for Holte ByggSøk holder oversikten.  Programmet forteller meg alltid hvor jeg slapp, og hva som mangler. Det ligger også påminnelser i programmet. Det er en veldig god hjelp.

Hva synes du er den viktigste funksjonen i Holte ByggSøk?

– Altinn-integrasjonen er utrolig viktig for oss. Denne hadde vi separat tidligere da vi brukte et annet program. Men å ha dette inkludert i Holte ByggSøk er gull verdt. Det er viktig for oss at vi kan motta ansvarserklæringer og samsvarserklæringer på en ryddig og oversiktlig måte. Det er også viktig for oss at vi kan hjelpe våre samarbeidspartnere med å spare tid. De setter pris på dette. Tømrerne vil være ute og snekre, ikke sitte på kontoret og fylle ut papirer.

De aller fleste er superfornøyd, og vi får svar raskt tilbake. Er vi riktig heldige får vi svar samme dag. Dette er noe vi har brukt mye tid på å finne løsninger for tidligere. Og Holte ByggSøk gjør det mulig for oss å kunne gjøre den jobben uten å måtte ha en rekke ulike programmer til å løse dette for oss.

Hva er den viktigste forskjellen på før og nå?

– Det er godt å slippe rekommanderte sendinger og all pakkejobben med nabovarsler. Hadde du 40 naboer, måtte du kopiere opp, pakke og sende 40 sett. Mange kom i retur. Den gangen måtte vi ta betalt per nabovarsel, fordi det kunne utgjøre en stor kostnad og genererte enormt med merarbeid. Vi hadde blant annet en klausul i vår avtale at prisen inkluderte opptil 10 naboer. Nå spiller antall naboer ingen rolle lenger.

Hva er det morsomste med din jobb?

– Jeg er mye ute hos kunder, og hjelper dem med å få til gode løsninger i hjemmene deres. Det er den aller morsomste delen. Så kommer prosessen med å finne ut hvordan vi kan bruke regelverket for å få dette igjennom. Vi må av og til bruke litt tid på å overbevise saksbehandler hos kommunen om at det er rom i regelverket for det kunden vår ønsker å bygge. Vi trives godt med å bryne oss på denne utfordringen. Uansett handler det mye om å finne gode argumenter for blant annet å få dispensasjoner og fremme våre tolkninger av bestemmelser i plan- og bygningsloven og i lokale planer.

– En annen spennende side ved jobben vår er tilsynssaker. Her er det gjerne noen som har vært offer for useriøse aktører eller det avdekkes ulovlige endringer i boliger som noen har kjøpt. Det er en veldig kjedelig situasjon for de det gjelder, men da er det fint å kunne bidra til å hjelpe de ut av det uføret. Tilsynssaker kan være ganske utfordrende og kompliserte, og da er det svært god hjelp å ha Holte ByggSøk som gir oss en god oversikt i arbeidet med søknaden.

– Det er spennende å bruke regelverket til dette, men det kan være utfordrende også. Og det er uansett veldig tilfredsstillende når godkjennelsen kommer. Det kan ha gått noen runder, og av og til må man tilpasse noe. Men stort sett går det bra.

Vil du anbefale Holte ByggSøk til andre?

– Ja, absolutt. Det hender at vi henter ut søknader fra andre firma, eller tar over jobben for dem, og da kan det se ut som at de ville hatt god hjelp av et verktøy som Holte ByggSøk. Så vi syntes det egentlig er litt greit om de ikke bruker Holte også, humrer Kjetil.