Fra 1. mars 2024 aksepterer Lillestrøm kommune kun heldigitale byggesøknader

Torsdag 29. februar 2024, selveste skuddårsdagen, er siste gang du som ansvarlig søker kan sende inn byggesøknad på e-post til Lillestrøm kommune. Dagen etter vil du få den i retur. Fra 1. mars 2024 aksepterer Lillestrøm kommune kun heldigitale byggesøknader. Er du blant dem som tenker at e-post og pdf er digitalt, må du tenke om igjen. Fra mars er det kun heldigitale søknader som gjelder. Det betyr at du må benytte en programvare som snakker med søknadssystemet i kommunen. For eksempel Holte ByggSøk.

Nils Henningstad er avdelingsleder for byggesaksavdelingen i Lillestrøm kommune. For et år siden var han selv byggesøker, og kjenner godt til alle frustrasjoner og problemer som kan oppstå med byggesøknader. Derfor er han udelt positiv til at kommunen nå tvinger ansvarlig søkere/foretak over til digitale systemer.

– Vi har god blanding av søkere i Lillestrøm kommune, forteller han. – Både selvbyggere og profesjonelle. Vi mottar mesteparten av dagens søknader på e-post, med pdf-er og vedlegg av varierende kvalitet. Noen ytterst få kommer også på papir i posten. Og noen få er allerede i gang som brukere av digitale søknader.

Hvorfor stenger dere for søknader på e-post?

– Grunnen til at vi gjør dette, er at vi har et saksbehandlingssystem som er tilrettelagt for å ta imot digitale søknader, forteller Henningstad. – Det å ikke bruke det fulle potensialet til systemet vi allerede har, er feil bruk av ressurser. I tillegg sliter vi som andre kommuner med at vi må sende ut en stor mengde mangelbrev, noe vi også får kritikk for. Målet er at vi skal få en mer strømlinjeformet prosess.

– I Lillestrøm har vi en kommuneplan og en beskaffenhet som gjør søknadsprosessen kompleks, sier han.  – Vi er en kommune som består av mye kvikkleire og vassdrag, både rundt Glomma og Øyeren. Det gjør ofte at saker som tilsynelatende kan se enkle ut ender i avslag p.g.a. grunnforholdene. Årlig må vi avvise rundt 160 søknader.

–  Dagens byggesøknader inneholder mye feil og mangler. Søker glemmer kanskje et kart, en tegning eller en erklæring som gjør at søknaden stopper opp. Ved å gå over til digitale søknader forventer vi å motta mer komplette søknader. En av de største gevinstene jeg håper på er nedkorting av saksbehandlingstiden. En annen sak er at det vil bli billigere for søkerne, siden vi fakturerer per mangelbrev. Målet er at søkerne skal få svar raskere og rimeligere, tilføyer han.

Fra piperehabilitering til store næringsbygg

Lillestrøm kommune mottar rundt tusen søknader i året. Alt fra piperehabiliteringer til store næringsbygg. Men det er de typiske eneboligsakene det er flest av i volum, og det er veldig stor variasjon i hvor proffe søknadene er.

– Mange feil som går igjen, er bagateller som at vedleggene er feil eller ikke følger, eller at signaturer mangler. Dette gjør at søknadene stopper opp hos oss og at mangelbrev må sendes ut, sier Henningstad. – I elektroniske søknadssystemer kommer du ikke videre med slike mangler. Du får rett og slett ikke sendt inn. Det er kjedelig å måtte holde igjen en tillatelse bare fordi at tiltakshaver har glemt å signere. Skjønnsmessige mangler derimot, som at det mangler en dispensasjon, at det er tegnet for høyt eller for stort, unngår man likevel ikke.

Hva vil kommunen spare av manuelt arbeid?

– Vi vil slippe at noen må hente ut søknader fra e-postsystemet, journalføre disse, opprette sak og sende over til saksbehandlerne. Dermed vil også feil elimineres. Med vårt saksbehandlingssystem som er integrert med de digitale søknadene, vil saken gå uten fare for å bli endret ved en feil. Jo mer som går automatisk, desto færre er mulighetene for at feil oppstår.

Det er 21 saksbehandlere i Lillestrøm kommune. Henningstad forventer at det nye systemet vil gjøre at de blir i stand til å behandler flere søknader. – Service- og dokumentasjonssenteret kan bruke mer tid på å sjekke at ting er riktig journalført og i tråd med offentlighetslova, istedenfor å flytte papirer fra en bunke til en annen. Våre ansatte kan bruke tiden sin på viktigere oppgaver. Og jeg håper at vi først og fremst kan fatte vedtak raskere, slik at saken ligger kortere hos oss, sier han.

Formell saksbehandlingstid i Lillestrøm kommune er 3-4 uker. Men mange opplever at saken ligger mye lenger. – En sak med mye mangler kan fort versere systemet i 6 – 12 måneder, og «fram og tilbake»-prosesser tar alt fra to til åtte uker, sier Henningstad. – Vi saksbehandlere vil også gjerne bli ferdig med sakene. Jo fortere vi kan få saker gjennom, desto raskere kan vi komme i gang med neste sak.

Dere tvinger søkerne over til elektronisk byggesøknad?

– Ja, nå tvinger vi ansvarlig søkere/foretak over til elektroniske systemer. Tiltakshavere kan fremdeles gjøre som de vil, men jeg vil likevel oppfordre alle til å benytte digitale søknadssystemer. Da får de en innebygd kvalitetskontroll i søknaden og en mindre risiko for menneskelige feil hos oss. Forhåpentligvis får alle et raskere svar på søknaden og til en lavere pris. Det er målet. Jo flere brukere, jo bedre vil det bli, sier Henningstad.

Han håper at stadig flere kommuner vil følge etter slik direktoratet anbefaler, så det ikke blir forskjeller mellom kommunene. – Jeg tror byggebransjen trenger å bli skikkelig digitalisert, sier han. – Det finnes mye fancy verktøy der ute med bl.a. laser og BIM, men i det store og hele er mange fremdeles veldig konservative. Jo mer vi blir digitalisert, desto bedre tror jeg det vil være for bransjen. Og når hele kommune-Norge blir digitalisert blir det likt for alle. Slik det er nå, så er det ulikheter som skaper mest diskusjon.

Beslutningen ble tatt i høst

Henningstad forteller at beslutningen om å kun behandle heldigitale byggesøknader fra 1. mars ble tatt allerede i høst. Dette for å gi folk god tid til å kjøpe og lære seg et program. Han har ikke hørt noen tilbakemeldinger, kanskje fordi folk skjønner at dette er en smart løsning? – Elektroniske søknadssystemer er enklere for alle, både for søkerne og for saksbehandlerne. Det går raskere i alle ledd og blir mer komplett. Min oppfatning er at dette blir vinn-vinn for alle parter. Alle sparer penger på det og alle får en raskere prosess, avslutter Henningstad.

Og vi i Holte er glade for å fortelle at Holte ByggSøk er en programvare som passer som hånd i hanske med saksbehandlingssystemet hos Lillestrøm kommune. Les mer om Holte ByggSøk her.