Personvernerklæring

Holte som behandlingsansvarlig

Ved besøk på Holtes nettside, eller ved kontakt med oss gjennom support, tjenester, salg og i andre sammenhenger, behandler vi personopplysninger om våre kunder og kontakter. Holte AS er i denne sammenhengen behandlingsansvarlig for personopplysningene.

Kontaktinfo:

Holte AS

Pb. 172 Skøyen, 0212 Oslo

Telefon: 45 50 60 70

e-post: post@holte.no

Salg og kundeservice

Holte behandler navn, e-postadresse, telefonnummer, firmatilhørighet og historikk om våre kunder og kontakter, samt nødvendige opplysninger kunder gir oss i forbindelse med vår kontakt. Dette gjør vi for å kommunisere, følge opp salg, levere tjenester og gi support. Holte sender ut nyttig informasjon relatert til tjenester og programvare, samt spørreundersøkelser i nyhetsbrev til våre kontakter. Behandlingen skjer på grunnlag av berettiget interesse.

Markedsføring

Direkte markedsføring vil kun sendes på grunnlag av samtykke, og det er til enhver tid mulig å trekke samtykke via nyhetsbrevene vi sender ut.

Vi innhenter og lagrer opplysninger fra eventuelle bestillings- og kontaktskjemaer besøkende sender til oss via nettsiden. Dette gjør vi for å kunne komme i kontakt med besøkende i forbindelse av tilbud eller markedsføring av våre produkter eller tjenester.

Nettside og bruk av cookies

Informasjon om besøkendes aktivitet på Holte.no og underdomener registreres i såkalte cookies (informasjonskapsler). I noen tilfeller blir også IP-adresse registrert. Ved første besøk er det mulig å godkjenne eller avvise bruken av ikke-nødvendige cookies.

Cookies som automatisk registreres ved besøk på vår nettside er strengt nødvendige for at nettsiden eller våre tjenester skal fungere. Disse benyttes for å kunne forbedre nettsidens funksjonalitet, brukeropplevelse og innhold, samt samle og analysere data om besøkendes atferd.

Ikke-nødvendige cookies benyttes for å kunne kommunisere relevante tilbud med tilpasset innhold i andre kanaler og annonsenettverk, som blant annet Facebook og Google. I slike tilfeller benyttes informasjonskapsler utstedt av tredjepart.

Fordelsprogrammet

Ved registrering i vårt fordelsprogram, må kontaktopplysninger og firmatilhørighet legges inn. Opplysningene deles med våre samarbeidspartnere når kunden trykker på knappen «Dette vil jeg ha». Kontaktinformasjon vil da bli sendt til den aktuelle leverandøren, på bakgrunn av berettiget interesse.

App

Ved bruk av apper tilhørende Holtes programvare lagrer vi som behandlingsansvarlig normalt ikke opplysninger om brukeren. Hvis det skjer noe feil med appen vil feilmelding med informasjon om hva som skjedde sendes til Microsoft. Feilmeldingen vil inneholde tekniske data, og i noen tilfeller brukerens e-postadresse. Dette er nødvendig for å vedlikeholde og forbedre våre apper.

Rekruttering

I en rekrutteringsprosess vil Holte AS bare innhente informasjon som er relevant for stillingen det er søkt på. Hvis du sender en åpen søknad til Holte via skjemaet «Ledige stillinger» på nettiden vår, vil denne bli mottatt av vår supportavdeling før den videresendes til rett person. Dokumentasjonen til kandidater som ikke ansettes vil bli slettet når ansettelsesprosessen er gjennomført, hvis ikke annet er avtalt.

Deling av personopplysninger

Holte kan gi personopplysningene videre internt i EG-konsernet og til andre leverandører og/eller tjenesteytere i forbindelse med den vanlige driften av forretningene.

Holte kan også gi personopplysningene videre til en offentlig myndighet i situasjoner der vi konkret er forpliktet til å gi personopplysningene videre i henhold til lovgivning og rapporteringsforpliktelser som vi er underlagt.

Holte overlater dessuten personopplysningene til databehandlere, f.eks. i forbindelse med administrasjon av våre IT-systemer. Våre databehandlere behandler bare personopplysningene til våre formål og på instruks fra oss. Vi inngår databehandleravtaler med våre databehandlere for å sikre at den nødvendige sikkerheten er på plass, og for å beskytte opplysningene og overholde våre forpliktelser.

Grunnlaget for behandlingen er våre legitime interesser (personvernforordningen artikkel 6, nr. 1, bokstav f).

Overføring av personopplysninger til land utenfor EU/EØS

Vi kan i forbindelse med behandlingen av personopplysningene overføre opplysningene til land utenfor EU/EØS. Personvernlovgivningen i disse landene kan være mindre streng enn den er i Norge og EU/EØS for øvrig. I visse land har EU-kommisjonen imidlertid fastsatt at personvernnivået er på høyde med det vernenivået som er i EU/EØS. Hvis vi overfører personopplysninger til land der dette ikke er tilfelle, vil overføringen av personopplysningene til disse landene utenfor EU/EØS skje på bakgrunn av standardkontraktene utarbeidet av EU-kommisjonen, eller annet lignende overføringsgrunnlag som er spesielt utarbeidet for å sikre et tilstrekkelig vernenivå.

Du kan lese mer om overføring av personopplysninger til land utenfor EU/EØS på EU-kommisjonens hjemmeside.

Hvordan sikres opplysningene?

Vi arbeider systematisk med å ivareta tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang og bruk, samt fra å bli ødelagt eller slettet. Tilgang til personopplysninger er regulert og begrenset til våre medarbeidere og samarbeidspartnere som har tjenstlig behov. Data lagres på sikre servere.

Kommunikasjon via våre nettsider baseres på SSL. Secure Sockets Layer (SSL) er kryptografiske protokoller som gjør at all kommunikasjon via nettsiden er sikker. Opplysningene som eventuelt legges igjen vil bli lagret på sikre servere bak en brannmur som ivaretar krav til sikkerhet.

Lagringstid

Vi lagrer personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formålet personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av et samtykke slettes hvis samtykket trekkes. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale slettes eller anonymiseres når avtalen og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt.

Alle data i Holtes skybaserte programvare slettes/anonymiseres av Holte 5 år etter oppsigelse, eller etter egen avtale.

Rettigheter når vi behandler personopplysninger

Den registrerte har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler. Videre har den registrerte rett til å kreve begrenset behandling og rette innsigelse mot behandlingen. Et samtykke kan til enhver tid trekkes tilbake og vi vil da slette alle personopplysninger som behandles på grunnlag av samtykket.

Disse rettighetene kan benyttes ved å sende e-post til personvern@holte.no. Vi vil svare på henvendelsen så fort som mulig, og i tråd med personopplysningsloven.

Klager

Dersom det er grunn til å tro at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, setter vi pris på tilbakemelding fra våre kunder og kontakter.

Den registrerte har rett til å klage til Datatilsynet. Mer informasjon om rettigheter og hvordan Datatilsynet kan kontaktes finnes på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

Endringer

Hvis det skulle skje en endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen som er gitt her. Vi vil informere om endringer via våre nyhetsbrev, og oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.

Holte som databehandler

Når et foretak benytter Holtes programvare, er foretaket behandlingsansvarlig og Holte er databehandler. Som databehandler behandler vi personopplysninger i programvaren etter instruks fra behandlingsansvarlig gjennom vår databehandleravtale med kunder. Våre underdatabehandlere behandler bare personopplysningene til våre formål og på instruks fra oss. Vi inngår databehandleravtaler med våre underdatabehandlere for å sikre at den nødvendige sikkerheten er på plass, og for å beskytte opplysningene og overholde våre databehandlerforpliktelser.

Holte benytter seg av følgende underdatabehandlere:

Underdatabehandler Org.nr / VAT nr. Adresse
Cygate AB 5556549-8952 Tullhusgatan 1B, 652 25 Karlstad
Visolit AS 977 249 287 Drengsrudbekken 12, 1383 Asker
Logiq AS 981 012 224 Højvangen 4, 8660 Skanderborg, Danmark
Team.blue. Denmark A/S 29412006 Højvangen 4, 8660 Skanderborg, Danmark
Sinch Denmark ApS 26361710 Fruebjergvej 3
2100 København Ø
Unit4 961 329 310 Gjerdrums vei 4
0484 Oslo
Holte Software Poland sp. z o.o KRS 0000407244 Nowy Świat 34, PO-80-299 Gdańsk
Microsoft Ireland Operations, Ltd. N/A One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18, D18 P521, Irland
EG A/S 84667811 Industrivej Syd 13 C, 7400 Herning, Danmark