Personvernerklæring

Holte som databehandler

Når våre kunder benytter Holtes programvare, er kunden behandlingsansvarlig. Dvs. at behandling av personopplysninger om foretakets kontakter og ansatte er kundens ansvar. Holte er i denne sammenhengen databehandler. Som databehandler behandler vi personopplysninger i programvaren etter avtale med kunde (ordrebekreftelse). Holte AS garanterer lovlig behandling av personopplysninger gjennom en databehandleravtale. Vi har inngått databehandleravtaler med våre underdatabehandlere.

Les også: Holtes databehandleravtale

Holte som behandlingsansvarlig

Når du benytter deg av vår nettside eller er i kontakt med oss gjennom support, tjenester, salg og i andre sammenhenger, behandler vi personopplysninger om deg. Holte AS er i denne sammenhengen behandlingsansvarlig for dine personopplysninger.

Kontaktinfo:

Holte AS

Pb. 172 Skøyen, 0212 Oslo

Telefon: 45 50 60 70

e-post: post@holte.no

 

Kontakt og oppfølging av kunder

Holte behandler navn, e-postadresse, telefonnr. firmatilhørighet og historikk om våre kunder. Dette gjør vi for å kommunisere med deg, følge opp salg, levere tjenester og gi support. Behandlingen skjer på grunnlag av ordrebekreftelse.

Som kunde vil du motta informasjon, spørreundersøkelser og relevant markedsføring via nyhetsbrev, til dette trenger vi din e-postadresse. Behandlingen skjer på grunnlag av ordrebekreftelse.

Kontakt og oppfølging av andre

Når du som ikke er vår kunde kontakter oss, mottar vi de opplysningene du velger å gi oss. Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at behandlingen er nødvendig for at vi skal kunne svare på din henvendelse

Kontaktpersoner som er knyttet til foretak og er synlig i offentlige registre, kan bli behandlet med formål om å gi foretaket et tilbud.

I en rekrutteringsprosess vil Holte AS bare innhente søknadsinformasjon som er relevant for stillingen det er søkt på. Søknadsdokumentasjonen til kandidater som ikke ansettes, vil bli slettet når ansettelsesprosessen er gjennomført, hvis ikke annet er avtalt.

 

Nettsider

Når du besøker nettsiden vår registrerer vi informasjon om deg og din aktivitet i en såkalt cookie eller informasjonskapsel, og i noen tilfeller IP-adressen din. Ved første besøk vil du få muligheten til å godkjenne eller avvise bruken av ikke-nødvendige cookies/informasjonskapsler.

Dersom cookies/informasjonskapslene ikke er strengt nødvendige for at nettsiden eller våre tjenester skal fungere, vil vi alltid be deg om å samtykke før vi legger cookies/informasjonskapsler i nettleseren din. Videre innhenter og lagrer vi opplysninger fra eventuelle bestillings- og kontaktskjemaer du selv fyller ut.

Opplysningene som innhentes om deg benyttes til tekniske, analytiske, lovpålagte og markedsførings- og kunderelaterte formål.

  • For å oppfylle avtaler med kunder og våre brukere, herunder levere de tjenester som forespørres og administrere kunde- eller brukerforholdet.
  • For å kunne forbedre nettsidens funksjonalitet, brukeropplevelse og innhold, samler og analyserer vi data om din og andre brukers atferd.
  • For å kunne gi deg relevante tilbud, tilpasset innhold i andre kanaler og annonsenettverk, som Facebook og Google, benytter vi informasjonskapsler utstedt av tredjepart.
  • For å kunne komme i kontakt med deg i forbindelse av tilbud eller markedsføring av våre produkter eller tjenester.

 

Fordelsprogrammet

Hvis du registrerer deg i vårt fordelsprogram, må du legge inn kontaktopplysninger og firmatilhørighet. Dine opplysninger vil ikke bli delt med våre samarbeidspartnere før du trykker på knappen «Dette vil jeg ha». Din kontaktinformasjon vil da bli sendt til den aktuelle leverandøren. Vi vurderer det slik at det er i din interesse at leverandøren har dine kontaktopplysninger slik at den ønskede fordelen kan registreres på deg.

App

Når du bruker apper tilhørende vår programvare lagrer vi som behandlingsansvarlig normalt ikke opplysninger om deg. Hvis det skjer noe feil med appen vil feilmelding med informasjon om hva som skjedde sendes til Microsoft. Feilmeldingen vil inneholde tekniske data, og i noen tilfeller din e-postadresse. Dette er nødvendig for å vedlikeholde og forbedre våre apper.

Deling av personopplysninger

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.

Holte bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.

Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

  • Kundekontakt og oppfølging: Vega og Visma
  • Markedsføring: Apsis, Netigate, Facebook, Instagram og Google
  • Lagring av programvaredatabaser: Cygate og Azure
  • Nettside og cookies: Semway

 

Hvordan sikres opplysningene?

Vi arbeider systematisk med å ivareta tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang og bruk, samt fra å bli ødelagt eller slettet.

Tilgang til personopplysninger er regulert og begrenset til våre medarbeidere og samarbeidspartnere som har behov. De som har tilgang har signert taushetserklæring. Data lagres på sikre servere.

Når du kommuniserer med oss via våre nettsider er all kommunikasjon basert på SSL. Secure Sockets Layer (SSL) er kryptografiske protokoller som gjør at all kommunikasjon via nettsiden er sikker. Opplysningene du eventuelt legger igjen vil bli lagret på sikre servere bak en brannmur som ivaretar krav til sikkerhet.

Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes eller anonymiseres når avtalen og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt.

Alle data i Holtes skybaserte programvare slettes/anonymiseres av Holte 5 år etter oppsigelse, eller etter egen avtale.

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling og rette innsigelse mot behandlingen. Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger.

For å ta i bruk dine rettigheter må du sende e-post til personvern@holte.no. Vi vil svare på din henvendelse så fort som mulig, og i tråd med personopplysningsloven.

Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, setter vi pris på din tilbakemelding.

Du har rett til å klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om dine rettigheter og hvordan du kan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her.  Hvis vi har dine kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.