Personvernerklæring

Holte som databehandler

Når et foretak benytter Holtes programvare, er foretaket behandlingsansvarlig. Dvs. at behandling av personopplysninger om foretakets kontakter og ansatte er foretakets ansvar. Holte er i denne sammenhengen databehandler. Som databehandler behandler vi personopplysninger i programvaren etter avtale med behandlingsansvarlig. Holte AS garanterer lovlig behandling av personopplysninger gjennom en databehandleravtale. Vi har inngått databehandleravtaler med våre underdatabehandlere.

Les også: Holtes databehandleravtale

Holte som behandlingsansvarlig

Ved besøk på Holtes nettside, eller ved kontakt med oss gjennom support, tjenester, salg og i andre sammenhenger, behandler vi personopplysninger om våre kunder og kontakter. Holte AS er i denne sammenhengen behandlingsansvarlig for personopplysningene.

Kontaktinfo:

Holte AS

Pb. 172 Skøyen, 0212 Oslo

Telefon: 45 50 60 70

e-post: post@holte.no

 

Salg og kundeservice

Holte behandler navn, e-postadresse, telefonnummer, firmatilhørighet og historikk om våre kunder og kontakter, samt nødvendige opplysninger kunder gir oss i forbindelse med vår kontakt. Dette gjør vi for å kommunisere, følge opp salg, levere tjenester og gi support. Holte sender ut nyttig informasjon relatert til tjenester og programvare, samt spørreundersøkelser i nyhetsbrev til våre kontakter. Behandlingen skjer på grunnlag av berettiget interesse.

Markedsføring

Direkte markedsføring vil kun sendes på grunnlag av samtykke, og det er til enhver tid mulig å trekke samtykke via nyhetsbrevene vi sender ut.

Vi innhenter og lagrer opplysninger fra eventuelle bestillings- og kontaktskjemaer besøkende sender til oss via nettsiden. Dette gjør vi for å kunne komme i kontakt med besøkende i forbindelse av tilbud eller markedsføring av våre produkter eller tjenester.

Nettside og bruk av cookies

Informasjon om besøkendes aktivitet på Holte.no og underdomener registreres i såkalte cookies (informasjonskapsler). I noen tilfeller blir også IP-adresse registrert. Ved første besøk er det mulig å godkjenne eller avvise bruken av ikke-nødvendige cookies.

Cookies som automatisk registreres ved besøk på vår nettside er strengt nødvendige for at nettsiden eller våre tjenester skal fungere. Disse benyttes for å kunne forbedre nettsidens funksjonalitet, brukeropplevelse og innhold, samt samle og analysere data om besøkendes atferd.

Ikke-nødvendige cookies benyttes for å kunne kommunisere relevante tilbud med tilpasset innhold i andre kanaler og annonsenettverk, som blant annet Facebook og Google. I slike tilfeller benyttes informasjonskapsler utstedt av tredjepart.

Fordelsprogrammet

Ved registrering i vårt fordelsprogram, må kontaktopplysninger og firmatilhørighet legges inn. Opplysningene deles med våre samarbeidspartnere når kunden trykker på knappen «Dette vil jeg ha». Kontaktinformasjon vil da bli sendt til den aktuelle leverandøren, på bakgrunn av berettiget interesse.

App

Ved bruk av apper tilhørende Holtes programvare lagrer vi som behandlingsansvarlig normalt ikke opplysninger om brukeren. Hvis det skjer noe feil med appen vil feilmelding med informasjon om hva som skjedde sendes til Microsoft. Feilmeldingen vil inneholde tekniske data, og i noen tilfeller brukerens e-postadresse. Dette er nødvendig for å vedlikeholde og forbedre våre apper.

Rekruttering

I en rekrutteringsprosess vil Holte AS bare innhente informasjon som er relevant for stillingen det er søkt på. Dokumentasjonen til kandidater som ikke ansettes vil bli slettet når ansettelsesprosessen er gjennomført hvis ikke annet er avtalt.

Deling av personopplysninger

Vi gir ikke personopplysninger videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale eller et lovkrav som pålegger oss å gi ut informasjonen.

Holte bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne.

Vi benytter oss av følgende databehandlere:

  • Kundekontakt og oppfølging: SuperOffice, Axosoft og Visma
  • Markedsføring: Emarketeer (SuperOffice), Facebook, LinkedIn, Instagram, Zapier, Instapage og Google
  • Lagring av kundeinfo: Visolit
  • Nettside og cookies: Semway

Vi benytter oss av følgende underdatabehandlere:

  • Lagring av programvaredatabaser: Cygate og Azure

 

Hvordan sikres opplysningene?

Vi arbeider systematisk med å ivareta tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang og bruk, samt fra å bli ødelagt eller slettet. Tilgang til personopplysninger er regulert og begrenset til våre medarbeidere og samarbeidspartnere som har tjenstlig behov. Data lagres på sikre servere.

Kommunikasjon via våre nettsider baseres på SSL. Secure Sockets Layer (SSL) er kryptografiske protokoller som gjør at all kommunikasjon via nettsiden er sikker. Opplysningene som eventuelt legges igjen vil bli lagret på sikre servere bak en brannmur som ivaretar krav til sikkerhet.

Lagringstid

Vi lagrer personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formålet personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av et samtykke slettes hvis samtykket trekkes. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale slettes eller anonymiseres når avtalen og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt.

Alle data i Holtes skybaserte programvare slettes/anonymiseres av Holte 5 år etter oppsigelse, eller etter egen avtale.

Rettigheter når vi behandler personopplysninger

Den registrerte har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler. Videre har den registrerte rett til å kreve begrenset behandling og rette innsigelse mot behandlingen. Et samtykke kan til enhver tid trekkes tilbake og vi vil da slette alle personopplysninger som behandles på grunnlag av samtykket.

Disse rettighetene kan benyttes ved å sende e-post til personvern@holte.no. Vi vil svare på henvendelsen så fort som mulig, og i tråd med personopplysningsloven.

Klager

Dersom det er grunn til å tro at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, setter vi pris på tilbakemelding fra våre kunder og kontakter.

Den registrerte har rett til å klage til Datatilsynet. Mer informasjon om rettigheter og hvordan Datatilsynet kan kontaktes finnes på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

Endringer

Hvis det skulle skje en endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen som  er gitt her. Vi vil informere om endringer via våre nyhetsbrev, og oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.