Holte ByggSøk effektiviserer hverdagen

Erik S. Gotfredsen i Dalane Byggsøk har byggesøknader som spesialitet. Han overtok bedriften i 2020, etter 13 år som byggesaksbehandler i Sokndal kommune. Når Holte kommer på besøk en regnværsdag i mars, har han akkurat påbegynt søknad nummer 725 i Holte ByggSøk – programmet som virkelig effektiviserer hverdagen.

De første månedene brukte Erik sin forgjengers selvlagde system men han opplevde at det funket dårlig. Han ønsket seg et fulldigitalt søknadsprogram som kunne effektivisere søknadsarbeidet med sjekklister, kontrollfunksjoner og elektronisk innsending til kommunen så han tok et dypdykk på nettet. Der fant han et par tre systemer som var verdt å titte nærmere på, men kun ett av dem utpekte seg – Holte ByggSøk.

Anbefaler Holte ByggSøk

– Holte ByggSøk funker veldig godt. Det er oversiktlig og svært logisk oppbygget, sier han. – Det er veldig bra at systemet varsler om f.eks. når ansvarsretter er signerte eller når frist for nabovarsel går ut. Jeg kan også legge inn egne tidsfrister i saker, hvis det er noe jeg skal sjekke ut. At jeg kan importere e-poster og knytte dem til hver enkelt sak, gjør at hele historikken samles. Jeg kan varmt anbefale Holte ByggSøk til andre som driver med byggesøknader, det er vanvittig tidsbesparende.

Fra fasadeendringer til boligfelt

Dalane Byggsøk har mange faste entreprenørkunder, hvor Erik kjører hele prosessen med ansvarsretter og samsvarserklæringer. Han har også privatpersoner på kundelisten. Mesteparten av sakene er i distriktet eller ute ved Jæren. Det søkes innenfor et stort spekter – fra enklere fasadeendringer til rammetillatelse for hele boligfelt.

Søknadene går gjennom hos kommunene

Erik forteller at søknadene stort sett går gjennom hos kommunene. – Holte ByggSøk gir beskjed hvis jeg legger noe inn feil, så jeg vet at det jeg sender fra meg er komplett. Etter hvert har jeg også lært meg hvordan de forskjellige kommunene tenker. Det er dessverre ikke slik at alle kommuner opprettholder likhet for loven. Det er ulike fokusområder og mye som varierer. Noen er ekstremt opptatt av detaljer, andre sier ok hvis tegningene ser ok ut. Tolkning av ordlyd kan også variere.

Mange utdaterte reguleringsplaner i kommunene

– Hadde kommunene hatt reguleringsplaner som samsvarer med dagens byggestil og forventninger, ville mange søkere vært spart for dispensasjonssøknader, sier Erik. – Mange kommuner ligger langt etter når det gjelder å skifte ut gammeldagse og utdaterte reguleringsplaner. Det er kamp om budsjettene i mange småkommuner og politiske vedtak om at kommunene ikke skal bruke penger på dette. Dermed påfører kommunen søkerne økte kostnader med viten og vilje.

13 år som saksbehandler i Sokndal kommune.

Erik er opprinnelig utdannet berg-tekniker og har fagbrev innen anleggsmaskinbransjen. Det var kun tilfeldigheter som gjorde at han i sin tid havnet som byggesaksbehandler i kommunen. Minst like tilfeldig var det at han ble spurt om å hoppe over på den andre siden av søknadsbordet. Han stortrives og forteller at han ikke har angret en dag på beslutningen! Erik sier at det er viktig å snakke det offentliges «stammespråk» når man skal diskutere saker. Søker får både respekt og forståelse i retur fra kommunene når man er på samme frekvens.

De 13 årene i det offentlige har gitt han en unik tyngde. – Jeg har en helt annen forståelse for prosessene enn mange andre, sier han. – Det er tungvinte prosesser hvor kommunene har sine pliktløp de må igjennom, og en administrasjon som i mange tilfeller er pliktig å innstille negativt i saker p.g.a. mange dispensasjoner. Kommunens ansatte må være lojale mot planverktøyet, men det hender at politikere kan snu situasjonen. Men for all del – det finnes dispensasjoner som administrasjonen er positive til fordi de vet at planverktøyet deres er utdatert, eller at det er logisk at det bør blir sånn.

Starter søknaden med et dialogmøte

Erik starter gjerne med et dialogmøte på teams eller telefon med saksbehandler i kommunen. Ofte sender han e-post til kommunen for å avklare om det er dispensasjonsbehov i saken. – Da kan jeg informere kunden min om hva som trengs og de kan ta stilling til om de vil stoppe eller kjøre på, sier han.

– For meg er åpenhet veldig viktig. Jeg får ofte spørsmål fra kundene om hva jeg tror, men jeg svarer aldri ja eller nei. Jeg kan bare snakke om gangen i prosessen. Ser jeg at ting er i strid med mye, f.eks. i forhold til ras eller flom, gir jeg beskjed om at saken sannsynligvis aldri vil kunne gå gjennom. Men velger de likevel å søke, bistår jeg dem selv om jeg aldri garanterer noe. Det eneste jeg kan garantere er at søknaden er så komplett som overhodet mulig når jeg sender den inn.

På nettkurs hos Holte

Erik liker å utforske systemet selv, men iblant tar han likevel et kurs. – Det er deilig å gå på kurs og oppdage at jeg gjør alt riktig fra før og det skader heller ikke med en oppfriskning, sier han. – Jeg liker Holtes kurs og skal snart på et nytt. Det er et fint forum også for å snappe opp ting og hente erfaringer fra andre sider av landet – særlig fra spesielt rigide kommuner.

Imponert over Holtes support

– Holtes support er tillitsvekkende, jeg får rask tilbakemelding og god hjelp når jeg trenger det, sier Erik.

– De har svært god service, noe som er veldig viktig. De er tilgjengelige, hyggelige og de finner alltid gode løsninger. Det hender også at jeg sender innspill til forbedringer. Jeg som sitter i HoltePortalen hele dagen får veldig god erfaring og innsikt. Jeg fører også timer og fakturerer via Holte. Og det at jeg kan logge meg inn hvor som helst fra er helt supert. Alt i alt er jeg veldig godt fornøyd, avslutter Erik Gotfredsen.

_____________________________________________________________________________________

Erik Gotfredsens hete dispensasjonstips – bruk arkivene

– Fra arkivene og postlistene til kommunene kan du hente ut gamle vedtak som kan bli gull verdt. Myndighetenes tidligere avgjørelser kan gjenbrukes for å bygge opp en ny sak eller en klagesak. Du ser hvordan kommunen har håndtert og tolket bestemmelser i lovverket og kan legge til grunn samme tolkningen i en tilsvarende sak i samme planområde.

Alle dokumenter er offentlige og du kan be om innsyn i saker du tydelig ser er i strid med planen hvor dispensasjoner er gjort. Når du finner ut hvilke tolkninger som ligger til grunn for vedtaket, kan du gjenbruke disse ved å henvise til tidligere vedtak og argumentere på samme grunnlag. Arkivene er der – finn sammenliknbare saker og bruk dem!

_____________________________________________________________________________________