Deling av info med eksterne aktører

Visste du at Holte har utviklet en løsning for deling av informasjon med eksterne aktører? I HoltePortalen kaller vi det for samhandling med UE. I første versjon var denne informasjonsdelingen knyttet til avvikshåndtering og deling av dokumenter. Nå er også sjekklister og oppgaver inkludert.

God samhandling ved hjelp av effektiv kommunikasjon

Samhandling er viktig i alle prosjekter der flere aktører jobber sammen om en leveranse. Det gjelder i små og store prosjekter.

I analyser av byggenæringen pekes det på god samhandling som en nøkkelfaktor for å oppnå god kvalitet, minimere antall byggefeil, unngå kostnadsoverskridelser og gjennomføre til avtalt tid.

Vi i Holte bidrar med å utvikle programvare som kan lette samhandlingen.

Vi har utviklet nye løsninger for et av de sentrale elementer innen samhandling: Kommunikasjon.

God kommunikasjon i byggeprosjekter kjennetegnes av følgende:

• At man deler presis informasjon
• At man gir og får informasjon til rett tid

Samhandling om avvik

Når det gjennomføres kvalitetsinspeksjon eller vernerunde avdekkes det både feil og uønskede hendelser. Ofte er det en leverandør/underentreprenør (UE) som skal rette opp i det som ble avdekket.

Da er det om å gjøre at feilen oppdages og registreres, og dernest kommuniseres til rette vedkommende. UE kan utbedre feilen, dokumentere hva som er gjort, og lukke avviket.

Denne enkle, men viktige prosessen har vi et godt verktøy for å håndtere i avvikssystemet i HoltePortalen. Avvik kan sendes til både interne deltakere og eksterne firmaer med deres kontaktpersoner. Med den nye løsningen blir tildeling av avvik til eksterne firmaer mye enklere.

Systemet inneholder varslinger, blant annet på e-post, og det eksterne firmaet kan gå inn i HoltePortal-appen og rette opp avviket. I den grad avvik ikke rettes umiddelbart eller i henhold til en frist, har systemet gode løsninger for påminnelser.

Tiden som går fra et avvik avdekkes, til leverandør/ UE lukker avviket, bør på den måten bli redusert. Hovedfirmaet får full oversikt over avvik i prosjektene og kan enkelt se hvilke interne eller eksterne avvik som er åpne eller lukket.

Deling av dokumenter

Et annet kritisk punkt i forhold til samhandling og effektiv kommunikasjon er deling av dokumenter. Det er viktig at tegninger, møtereferater, planer m.m. er tilgjengelige for aktørene i prosjektet. Videre er det vesentlig at en har styring med dokumentene, slik at det er riktige versjoner som er tilgjengelig i prosjektet.

Holte tilbyr nå utvidet funksjonalitet for deling av dokumenter i prosjekter. Mapper av dokumenter kan som tidligere deles med interne deltakere. I tillegg kan en nå velge hvilke deltakere du vil dele dokumenter med i egen bedrift – og ikke minst – en kan velge hvilke eksterne bedrifter en vil dele dokumenter med.

En ekstern bedrift kan også selv laste opp dokumenter til mapper de har fått delt tilgang til. Her kan f.eks. arkitekten laste opp tegninger eller en UE laste opp dokumentasjon for gjennomført kvalitetssikring. Tilgang til dokumenter i web-grense-snitt eller app for mobil og nettbrett, gjør tilgangen til riktig dokumentasjon best mulig.

Registrere inn eksterne i prosjektet

Holte har utviklet en enkel og effektiv løsning for å legge til eksterne aktører i prosjektet. Vi har nå lagt til et eget register over eksterne aktører. Registeret vil bestå av firmaer som man jobber sammen med og spesifikke personer i disse firmaene.

En kan enkelt omgjøre dagens kontakter i registeret til eksterne brukere med tilgang og lisens til bruk av systemet. Det er også enkelt å registrere inn nye firmaer og personer.

Den lille tilretteleggingsjobben som må til vil gjøres av hovedfirmaet. Eksterne trenger kun å laste ned HoltePortal-appen. Eksterne deltakere kan så legges inn som deltakere i prosjekter, tilsvarende som interne.

• Hovedfirma registrerer inn aktører de ønsker å samarbeide med. Når disse er registrert kan firmaet/personen knytte til prosjekter. Det kan da tildeles avvik og deles dokumenter med disse eksterne aktørene. Eksterne deltakere har tilganger og rettigheter tilpasset deres rolle.
• UE trenger bare å laste ned HoltePortal-appen og logge seg inn.