Dokumentregisteret i HoltePortalen er blitt enda bedre

Vi er glade for å kunne fortelle at dokumentregisteret i HoltePortalen er blitt enda bedre. Delte og interne dokumenter i prosjekter slås sammen. Etter flere tilbakemeldinger på oppdelingen av dokumentregisteret i HoltePortalen lanserer vi nå en nyttig forbedring. Dokumentregisteret ble opprinnelig laget for å ha kontroll på hvilke dokumenter som er tilgjengelige for deltakere i prosjektet og hvilke som er forbeholdt prosjektadministratorer. Kompromisset ble en noe tyngre vei for å flytte dokumenter mellom de to områdene og ulike versjoner kunne oppstå. Løsningen ble ett felles dokumentregister.

Vil alle nå se alt?

Nei, alle vil ikke se alt. Når man heretter lager en mappe og fyller den med innhold, vil den oppføre seg som en intern mappe. Kun prosjektadministrasjonen kan se denne mappen. Ønsker du å dele mappen med deltakere i prosjektet kan dette gjøres ved å trykke på knappen til høyre for mappen. Ønsker du å fjerne delingen, er det bare å trykke på knappen igjen. Enkelt, ikke sant?

Kan dette kun gjøres med hovedmapper?

Nei da, dette kan du gjøre med mapper på alle nivåer. Velger du å dele en mappe vil denne deles sammen med alle undermapper og dokumenter. Gjøres det med en mappe lengre ute i en mappestruktur, vil kun denne mappen tilgjengeliggjøres. Deltakerne vil se mapper tidligere i strukturen for å kunne navigere til den delte mappen, men vil ikke se innholdet i de udelte.

Hva med de gamle delte mappene?

De gamle mappene vil fortsatt være delt. Du trenger ikke å dele disse på nytt, det skulle bare mangle. Det vil også bety at i aktive prosjekter vil mapper som allerede er delt fortsatt være delt gjennom hele prosjektets levetid. Du kan ikke stoppe delingen av disse, men du kan flytte innhold til mapper som kan deles på den nye måten.

Hvilke fordeler har det nye dokumentregisteret i HoltePortalen?

Det er enklere:

• Du slipper å forholde deg til to dokumentregistre.
• Du kan dele mapper med et tastetrykk.
• Du kan fjerne delinger med et tastetrykk.
• Du kan kombinere delte og interne mapper i samme struktur på alle nivåer.
• Du kan enkelt flytte dokumenter fra delte til interne mapper og motsatt. (Det er slutt på å måtte kopiere og slette dokumenter).
• Det holder å importere mapper én gang inn i prosjektene.