Hvordan forenkle prosesser med gode prosjektstyringsverktøy?

Prosjekter kommer i mange former; store, små, enkle og komplekse. Uansett hvilken form for prosjekt du har, vil du trenge en form for prosjektstyring. Men hva er prosjektstyring – og hvordan kan man forenkle prosesser med gode prosjektstyringsverktøy??

Prosjektstyring er et relativt bredt begrep som mange har forskjellige tanker og forventninger til, kanskje spesielt når det gjelder programvare. Når du hører begrepet «prosjektstyring programvare» og når du leser eller hører om et system, vil du raskt få en forventning om hvilke problemer et prosjektstyringsverktøy skal løse. Realiteten er vel at det ikke finnes noe system som løser absolutt alle utfordringer et prosjekt har å by på. Men for å unngå mange parallelle systemer, kan det være en fordel å bruke systemer som ihvertfall kan løse flesteparten av utfordringene.

Målrettet prosjektstyring handler mye om planlegging og kontroll, ved å sørge for at prosjektene leveres som avtalt og med forventet kvalitet. Med gode prosjektstyringsverktøy blir det enklere å beholde kontrollen, selv i perioder med høy aktivitet.

Gode prosjektstyringsverktøy ivaretar det administrative

Som nevnt, kan et prosjekt være så mangt. Prosjektet foregår ofte helt andre steder enn inne i en programvare. Prosjektet kan være å lage en programvare, bygge et bygg eller gjennomføre andre former for konkrete tjenester. Ofte består prosjekter av flere prosesser som jobbes med parallelt men med felles mål:

  • Hvem er kunden?
  • Hvem er med på prosjektet både internt og eksternt?
  • Hva gjøres av hvem?
  • Er kvaliteten god nok?
  • Sørger vi for at folk ikke skader seg?
  • Er det noen viktige avgjørelser som må tas underveis?
  • Hvor mange timer har vi til rådighet?
  • Har jeg fått betalt?

Alt dette er sentrale elementer i gjennomføringen av et prosjekt og er viktig å ha god oversikt over for prosjektleder. Å ha kontroll over alle disse prosessene er noe av det et godt prosjektstyringsverktøy kan bidra med.

Her er fordelene med digital prosjektstyring

Å jobbe digitalt er i vinden om dagen. «Alle» jobber digitalt, men i ulik grad. Mange har også ulike meninger om hva det innebærer å jobbe digitalt. For meg handler det mye om tilgjengelighet og sømløshet.

Tilgjengelighet er uvurderlig og i mange sammenhenger forventet for mange av oss. Se bare på en hverdagslig sak som e-post. Tidligere var en datamaskin eneste sted man kunne sende og motta slike. Nå kan du få e-post på mobil og til og med på klokka. Det samme gjelder betalings- og banktjenester, som har gjennomgått en voldsom digitalisering. De fleste har nå «banken i lomma». Det samme gjelder prosjektstyringen din, det å hele tiden ha den tilgjengelig er uvurderlig og kanskje til og med forventet.

Sømløshet handler om at ting fungerer. Gjør du noe ett sted, skal det påvirke noe annet. Slik er det også med mange prosjektstyringssystemer. Ligger dataene i en sky, har man dem alltid tilgjengelig. Da kan alle prosjektdeltakerne dele data og informasjon til samme prosjekt.

HoltePortalen – et bredt prosjektstyringsverktøy

HoltePortalen er ikke bare en programvare for å hjelpe bedrifter med å tilfredsstille lover og regler, men også for å planlegge og gjennomføre prosjekter. HoltePortalen er et bredt prosjektstyringsverktøy som inneholder mange av elementene jeg har nevnt tidligere. Du vil kunne ha god kontroll på deltakere, timer, kvalitetssikring, HMS, prosjektøkonomi, prosjektdokumentasjon og mer.

I tillegg er det god tilgjengelighet via prosjektstyrings-app og skyløsning som både samler og presenterer prosjektinformasjon. Det er sømløst ved at alle har sin rolle og sine oppgaver som de deler med prosjektet, og all informasjon dukker opp på riktig prosjekt i systemet. Det er ikke sikkert alle klarer seg med bare HoltePortalen, men det er i alle fall en veldig god start og et system som bør dekke behovet for veldig mange når det gjelder prosjektstyringsverktøy bygg og anlegg.

Ulike programvarepakker etter behov

Når du skal velge din best tilpassede programvarepakke, er det lurt å bruke litt tid på å sette deg inn i hva de enkelte pakkene inneholder. Her ser du en oversikt, og du kan klikke deg inn på hver enkelt pakke for å lese mer:

Holte BASIS er kvalitetssikringspakken for deg som ikke har ansatte, men driver med søknadspliktige prosjekter. Denne pakken er skreddersydd for deg som trenger de viktigste basisfunksjonene, men ikke alt det andre. Se mer her 

Holte PROFF er kvalitetssikringspakken for deg som driver med søknadspliktige prosjekter og har ansatte. I pakken får du de grunnleggende prosjektstyringsfunksjonene (Holte BASIS) pluss modulene for personal, HMS-rutiner og vernerunder. Se mer her 

Holte PREMIUM inneholder det du trenger for å gjennomføre dine byggeprosjekter digitalt – til punkt og prikke. Både pakkene Holte BASIS og Holte PROFF er inkludert, og i tillegg får du bl.a. Holte Inspeksjon, Byggesaksnøkkelen, Holte Prosjektøkonomi, Holte Søknad og Holte Kontrakt.
Se mer her

Du er selvsagt også velkommen til å ringe Holte for en nærmere prat, på 45 50 60 70 eller send en e-post til post@holte.no med dine spørsmål, så tar vi kontakt.

Les mer om Holteportalen her, og finn ut hva vi mener med at rett skal være lett!