Bruker HoltePortalen hver eneste dag!

Byggmester Stian Persson AS holder til i Bjorøyhamn rett utenfor Bergen. Daglig leder Stian Persson bruker HoltePortalen hver eneste dag. Han hadde god erfaring med Holte fra sin første arbeidsgiver i 2007, den gang på papir. Det ble derfor et naturlig valg å fortsette med Holte da han startet egen bedrift i 2011. Tremenningen Ørjan Persson kom inn som medeier i 2016. De er begge svært fornøyde med overgangen fra papir til digitalt.

Vi i Holte var på plass på Bygg Reis Deg, og mange kunder stakk innom vår stand for en vaffel, en kaffe og en prat. Noen av disse var en hyggelig gjeng fra Byggmester Stian Persson AS. Da vi benyttet anledningen til å spørre litt om hvordan de bruker programvarene våre, fikk vi høre mye positivt.

– Vi bruker HoltePortalen hver eneste dag, forteller Stian som er daglig leder og gjør mesteparten av kontorarbeidet. – I HoltePortalen samler vi alt av prosjektpermer, mapper med dokumentasjon til de som er ute i felt, både egne ansatte og eksterne aktører. Vi har laget vårt eget dokumentarkiv i HoltePortalen. Når vi får en jobb så legger jeg den inn med tegninger, monteringsanvisninger m.m. slik at feltbrukerne enkelt kan hente opp det de trenger, også NS-kontrakter.

Ørjan, som er prosjektkoordinator, sier at alt som foregår ute blir registrert i HoltePortalen. – Sjekklister, avvik og selvsagt timeføring. Og vi fakturerer med Holte Faktura når jobben er gjort, forteller han.
De har også en arkitekt som bruker Holte ByggSøk. Han sender over alt av erklæringer via Altinn fra HoltePortalen.

Livet før og etter papir

Noen av våre kunder snakker om livet før og etter Holte-programvare. Disse to snakker heller om livet før og etter papir.

Det er klart at det var mye nytt å sette seg inn i når man skulle over til papirløs byggeplass. Både Stian og Ørjan dro derfor på kurs hos Holte for å lære seg å bruke HoltePortalen. På grunn av en misforståelse havnet de på samme kurs igjen et halvt år senere. – Det var likevel nyttig og alle de andre på kurset syntes det var helt topp at noen skikkelig flinke var med, ler Stian. – Vi er veldig fornøyd, både med HoltePortalen og med at vi tok det kurset. Det var mye å sette seg inn i første gangen. På «reprisekurset» lærte vi enda mer, og fikk bekreftet at det vi gjorde var riktig.

– Det er viktig å lære seg å utnytte hele programvaren, sier Ørjan. – I starten måtte vi redigere litt med hjelp av fjernstyring fra Holte, men også dette lærte vi på kurset. Redigering av f.eks. sjekklister og oppsett på prosjekter ordner vi selv uten fjernstyring.

Holte er åpne for innspill

– Noe som er svært kjekt med Holte, sier Stian, er at hvis vi vil ha endret noe i programvaren til vår fordel, så kan det la seg gjøre. Vi har fått tilpasninger etter å ha meldt inn ønsker. Spesielt når det gjelder innhenting av varenummer – noe som er en stor fordel for oss.

Rask tilbakemelding

Bergensbedriften roser kontaktpersonen de har i Holte, Diego Canu, selv om de aldri har møttes. Akkurat i dag når de er på messa er han heller ikke tilstede. – Det gjør ingen ting, ler Stian. – Vi trenger ikke å møtes fysisk når alt kan løses digitalt og på telefon. Vi får alltid tilbakemelding innen det har gått en time, enten vi stiller spørsmål til support eller til Diego.

 

Deler virksomheten i ulike roller

Både Stian og Ørjan er utdannet byggmestere og har mesterbrev fra fagskole. Ingen av dem kommer fra noen typisk håndverkerslekt. Stian forteller riktignok om en morfar som var forskalingssnekker mens Ørjan hadde en oldefar som var byggmester. Uansett trives de to godt sammen, og forteller at det funker veldig bra å drive felles bedrift.

– Vi deler virksomheten vår i ulike roller så vi ikke går oppi hverandre, sier Ørjan.

Stian tilbringer mest tid på kontoret, og besvarer bl.a. alle telefonhenvendelser. Ørjan er prosjektkoordinator og er mer ute. De har også to baser som styrer prosjektene og som har både kundekontakt og kan prise ekstraarbeid direkte. Basene kan også gjøre ferdigbefaringer og levere FDV direkte, slik at de får mer eierskap til prosjektene. Totalt er de 8 i bedriften – 7 tømrere og 1 lærling, og i januar får de en ny ansatt.

Fra legekontor til hytter og hus

Oppdragene fordeler seg 50/50 mellom privat næring og privatpersoner. De bygger alt fra legekontor til eneboliger og hytter. De har også mange småjobber, fra terrasser og tilbygg til utskifting av vinduer. De har generelt et til to store prosjekter gående hele tiden, og har god pågang med oppdrag. Markedsføring foregår via reklame på bilene og på bekledning samt på bedriftens egen nettside.
– Når vi jobber i nabolag så hender det jo at naboer kommer bortom også og skal ha gjort diverse småting, sier Ørjan. Stian forteller at de også støtter Politihundelaget, noe de har gjort i 10 år, så litt reklame i deres magasin blir det også. Ordreboka er ihvertfall fullbooket til etter sommerferien neste år, noe de er svært fornøyde med.

Eksterne brukere i HoltePortalen

– Vi påtar oss alt. Vi løser oppdraget fra a til å – så kundene har én å forholde seg til. Diverse underentreprenører styres også via HoltePortalen. Jeg slipper å sende mailer til aktørene, de kan gå inn selv og se. Det er veldig praktisk. Vi liker å ha alt samlet på ett sted – det er tidsbesparende, sier Stian.

– Det er grådig enkelt og lett å finne tilbake til hva man har delt.Vi legger inn de eksterne brukerne, og så kan vi tildele prosjekt og hva vi ønsker at de skal se. Vi liker å spille med åpen bok, men de trenger selvsagt ikke å se vår interne organisasjon.

Fått hjelp til å forme vårt eget

Vi måtte bruke litt tid på å tilpasse systemet til vårt eget, sier Ørjan. Etter at det ble utført via fjernstyring med Holte, så funker alt veldig bra. På noen få timer var den jobben gjort. På samme måte har vi HMS- og KS-revisjon via fjernstyring annethvert år. Holte hjelper oss med fornyelsen av sentralgodkjenningen også – de har veldig flinke konsulenter som stiller alle de viktige og riktige spørsmålene.

Vurderer SmartKalk også

Hvem vet – kanskje de snart er brukere av SmartKalk også? – En ansatt som holder på med fagskolen samtidig som han jobber hos oss har etterlyst SmartKalk, forteller Stian. De vurderer nå å prøve ut gratisversjonen. For ti år siden hadde de nok med å lære seg HoltePortalen. Nå er de i tenkeboksen.

Anbefaler Holte til andre

– Noe av det beste med HoltePortalen er totaliten. Her finnes alt fra timeføring til fakturering og alt imellom som HMS, KS, prosjektstyring, og ikke minst NS-kontrakter. Etter å ha hatt programvaren i 10-12 år, er vi like fornøyd. Alt funker, også support. Det er alltid lett å få kontakt med Holte. Det er bra, vi setter pris på god service, sier Stian. Ørjan er enig. – Vi kan varmt anbefale Holte, avslutter han.