Bruker JobOffice både for VVS og EL

Daglig leder i Welhaven Rør og Elektro AS, Leif Welhaven Løchen og faglig ansvarlig Johan Richard Welhaven bruker JobOffice både for VVS og EL – og de bruker det mye i det daglige. De leder denne håndverksbedriften i Lier med 27 ansatte, som inkluderer både elektrikere, rørleggere, snekkere og flisleggere. Programvare fra Holte hjelper gutta med timeføring og dokumentasjon, og Leif og Johan med prosjektstyring og fakturering.

Leif er selv elektriker av fag, og startet firmaet i 2012. På bedriftens hjemmesider står det at de er totalleverandør av elektro og bad for både privat og næring i Drammen, Lier, Asker, Bærum og Oslo. Johan forteller at de også installerer mange elbil-ladere. Sammensetningen av fagfolk er litt unik for bedrifter i den størrelsen, og de er ettertraktet.

Elektriker monterer termostat
Det er enkelt å overholde NELFOs fem sikre med JobOffice.

5 sikre i JobOffice

Opprinnelig brukte de JobOffice på VVS, men savnet en tilsvarende programvare for EL. Leif etterlyste dette hos Holte, siden det er så mye likt. – Mye av prinsippet er bygget opp på det samme, timeføring for eksempel, selv om varene er helt forskjellige. Men det som er spesielt med elektro er kravet til å være en godkjent installasjonsbedrift registrert i DSB (Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap). Her finnes også NELFOs fem sikre, med bl.a. krav om samsvarserklæring og risikovurdering på alle jobbene vi gjør, samt varmekabeldokumentasjon, kursfortegnelser og sluttkontroll, sier Leif. – Dette hadde ikke JobOffice rutiner på, men nå er alt på plass og funker fint.

Leif Welhaven Løchen, daglig leder i Welhaven Rør og Elektro
Leif Welhaven Løchen bruker JobOffice til prosjektstyring og fakturering.

Full kontroll med JobOffice

Faglig ansvarlig og installatør, Johan Richard Welhaven.
Faglig ansvarlig og installatør, Johan Richard Welhaven.

I det daglige bruker de JobOffice til prosjektstyring og fakturering. De skriver også endringsmeldinger og avvik. Gutta ute bruker JobOffice PocketLink og sjekklister, mens snekkerne fører sine timer i Time-appen på HoltePortalen. VI er glad for at programvarene snakker sammen og koordinerer alt inne i JobOffice, sier Johan.

– I JobOffice har jeg god oversikt over prosjektene, her ligger alt, både materialer som er tatt ut hos grossist, og spesifisert timeforbruk med bilder. Når gutta er flinke til å beskrive, blir det enkelt å avdekke tillegg. Ser jeg at noe ikke stemmer er det enkelt å ta tiltak. Det kan f.eks. ha blitt mer arbeid pga. problemer med rørføring, eller kunden ønsker at vi skal gjøre ekstra arbeid mens vi er der. Det er lettere å få aksept av kunden underveis, kommunikasjon og dokumentasjon er derfor alfa og omega. JobOffice og Holte gjør at det er enkelt å holde oversikt og oppdatere kunden.

– Holte har en egen funksjon, prosjektregnskap som gjør at det er oversiktlig å se hvordan prosjektet ligger an økonomisk. Vi har drevet i 9 år og aldri hatt et år i minus. VI har også vært gasellebedrift 3 år på rad. Johan og jeg er stolte av våre flinke ansatte. Gutta er dyktige håndverkere og flinke til å bruke JobOffice og Holte slik det er ment å brukes.

Welhaven Rør og Elektro leverer el-arbeider til næring også.
Welhaven Rør og Elektro leverer el-arbeider til næring også.

FDV-dokumentasjon automatisk

– Det er veldig kjekt at vi kan ta bilder og legge dokumentasjon rett inn i sjekklistene i programmet, sier Leif. Vi liker også godt at JobOffice har FDV-generator. – Det er bare å trykke på en knapp så får vi dokumentasjon på alt av materialer som er tatt ut på leverandørfaktura. Leverandørfaktura kommer også automatisk inn på prosjektet når gutta oppgir bestillingsreferanse til grossistene. Vi har gjort tilpasninger for å få det akkurat slik vi ønsker, og JobOffice er stabilt og fint.

Har kjørebok fra Holte.

Bedriften har 15 firmabiler som kjører rundt med Holte Kjørebok. De synes denne funker veldig bra, også for de som bruker bilen privat. Holte kjørebok skiller mellom jobb- og privatkjøring helt automatisk, og gjør firmabilregnskapet oversiktlig.

Gutta i Welhaven Rør og Elektro på vei ut på oppdrag.
Det er like enkelt for gutta som jobber ute å dokumentere jobben de gjør som å føre timer på app, enten de er elektrikere eller rørleggere.

50 baderom i året

– Med nærmere 50 baderom i året, er det en stor fordel å kunne levere alle tjenester selv, sier de. – Med elektrikere, rørleggere, flisleggere og snekkere på huset slipper vi å bruke innleide folk, også en ekstra fordel nå i koronatiden hvor vi har bedre kontroll på hvem som skal hvor.

Fleksibilitet satt i system

– Det er en stor fordel for kunden å forholde seg til kun én, og for oss med ett system som registrerer alt. Og selv om alt blir sammenstilt i JobOffice, er det enkelt å splitte fakturaene på de ulike fagområdene dersom kundene ønsker det.

– God prosjektstyring er viktig. Det kan vi gjøre takket være veldig flinke ansatte, og en god programvare som lar oss skape en godt fungerende samhandling. JobOffice er en god programvare for sånne bedrifter som oss, avslutter Leif og Johan.

 

Les også: Unngå koblingsklyse, få all programvare på én plattform – inne og ute

Les om JobOffice Elektro her 

Les om JobOffice VVS her