Fra linjal til digital

Hellvik Hus er en kjede i vekst, med 31 husmodeller, 22 hytter og forhandlere over store deler av landet. Kjedekontoret ligger i den lille bygda med samme navn, 7 mil syd for Stavanger. Kjedekoordinator Tom Ove Sørdal har travle dager med å serve medlemmene, og er ofte på besøk hos et av kjedens 27 salgskontorer. HolteMagazinet treffer han en gråværsdag på Romerike etter at de gikk fra linjal til digital.

Tom Ove forteller at han opprinnelig var deltaker i en BIM-arbeidsgruppe hos Boligprodusentene i 2010, hvor han møtte Harald Rosingaunet fra Holte. Gruppa jobbet med å få ulike programmer til å snakke sammen via en felles base. Nøkkelen ble kalkulasjonsprogrammet SmartKalk.
– Det var da jeg fikk se hvordan SmartKalk virker i praksis, og at det i tillegg kommuniserer med vårt tegneprogram, Revit (via IFC), at jeg virkelig ble tent, sier Tom Ove.- Det måtte gjøres et stykke arbeid for å få til en felles koding for elementene og en import av tegnefiler. Men da det var gjort, ble alt enklere! Vi gikk fra linjal til digital.

Det starter med tegning!

I 2012 begynte Hellvik Hus å utvikle sin egen elektroniske tegnebase i Revit. Målet var at samtlige kontorer skulle ha tegninger tilgjengelig, også de som ikke tegner selv. I tillegg til alle komplette husmodeller, er det blitt opprettet en egen tegnebase hvor endringer til hustypene legges og kan hentes fram igjen. En kunde ønsker kanskje et ekstra bad, en annet et større vindu.Da blir det enkelt å endre, og samtidig ha korrekt kalkyle klar. Hellvik Hus får tegnehjelp fra Hetland tegnekontor. I dag har kjeden en tegningsbase for boliger og hytter tilgjengelig for alle medlemmer. Det gjør det enkelt og tidsbesparende.

Fra flate til tredimensjonale tegninger

– Elementbasen vår var en kjempejobb å få i stand, men vi har heldigvis fått masse god hjelp av Holte, sier Tom Ove. – Vi har «finsnekret» litt i forhold til materialvalgene som grunnlag for innkjøpsavtalene våre. Så har vi importert disse varene og bruker dem i SmartKalk. Det som vekker størst begeistring hos medlemmene våre, er at dette faktisk fungerer. De får ut mengdene og timene og alt de er på jakt etter.

– Den største fordelen nå er at vi har digitale, tredimensjonale tegninger og kan se hvor tykke veggene er, og hvor f.eks. luftekanaler og elektriske koblinger kan få plass. Tidligere hadde vi 2D-tegninger og brukte linjal på PDF ‘er for å kontrollmåle.

– Med SmartKalk kan våre huskonsulenter gå trygt til sine snekkere og si at «så mange timer får du for å bygge dette huset», og «så mange meter med materialer». I tillegg kan de levere ut ulike rapporter for materiellbestilling. Dette har vi praktisert et års tid, så vi vet at det funker.

Feil er lett å spore

– Takket være SmartKalk er feil blitt enkle å spore, sier Tom Ove. – Hvis en tegner f.eks. legger inn et annet listverk enn det som ligger i basen vår, vil det komme melding i SmartKalk. Da ber vi tegneren endre til et av elementene i basen. Så unngår vi å tegne noe «fint», som viser
seg å ikke være tilgjengelig.

– Alt er blitt mye mer strømlinjeformet og alt stemmer. Tidligere kunne tastefeil oppstå, men nå er samtlige varenummer lagt inn fra alle leverandørene. Alt i alt er det mange tidsbesparende elementer, noe som er viktig i forhold til både bestilling, regnskap og utførelse. Vi må bare kontrollere at leverandørene har levert det de skal.

En viktig milepæl

Med 20 års erfaring, både som snekker og som kjedekoordinator, vet Tom Ove at man må begynne fra bunnen når man skal bygge. Han har kalkulert med både ruteark, excelark og diverse kalkulasjonsprogrammer. – Med SmartKalk har vi nådd en viktig milepæl. Fra cirkatimer og noenlunde materiallister, har vi fått eksakte materiallister inkludert en god objektbase i tegneprogrammet Revit.

Tidligere brukte vi et annet tegneprogram, der vi lette etter «den ene knappen» å trykke på som het kalkulasjon. Den har vi på plass nå med SmartKalk! Riktignok ikke en knapp på tastaturet, men på 10 sekunder har du fått både timer og meter, og tilbakemelding på om du har tegnet riktig.

Hellvik Hus-kalkulasjonsmetoden

– Etter grundig opplæring fra Holte, har vi innført noe vi kaller Hellvik Hus-kalkulasjonsmetoden, forteller Tom Ove. – Vi har hatt regionssamlinger med opplæring for våre medlemmer, og kjører webinar og fjernstyring. Vi blir aldri helt ferdig, men det er heller ikke meningen. Et program skal være i utvikling.

– Vårt gamle kalkulasjonsprogram ga kun timer og materialister, men ikke nøyaktig nok. Alt SmartKalk gjør måtte vi tidligere gjøre manuelt. Nå er det enklere for den som sitter i produksjon: – Åpne SmartKalk, hente ut produksjonsliste, sende den i bestilling, eller levere til lager; Pakk dette, lever ut på tid og sted. Det er fint å kunne lage produksjonsliste inne i SmartKalk.

Prisoppdatering vår og høst

– Prisoppdatering skjer i april og oktober. Først oppdateres vareregister. Vår innkjøpspartner Nordek legger inn prisene som vi importerer og oppdater, og sender ut nytt vareregister og elementbase.

– Har vi nylig utarbeidet et tilbud, kan dette enkelt oppdateres med et tastetrykk. Det er kun snakk om å importere tegning på nytt. I og med at kalkulasjon nå går så fort, kan vi bruke tiden på å importere tegningen og kvalitetssikre denne. – Det er godt å ha lagt kontrollmåling med linjal på PDF bak seg!

Får dere solgt flere hus nå med SmartKalk?

– Vi ligger bra foran fjoråret til nå i 2015, men det kan ha flere årsaker. En ting vi merker forskjell på, er at vi kan gi kundene tilbud raskere. Det er en stor fordel at kundene får tilbud mens de er i kjøpsmodus. Fra kundemøte til ferdig tegning og pristilbud innenfor en uke/halvannen er bra. Det kunne vi ikke før. Vi får positive tilbakemeldinger på at vi er så kjappe!

Hva tenker du om BIM?

– BIM i praksis er veldig viktig – også på eneboliger. At både rørlegger, elektriker, ventilatør og takstolleverandør kan bruke samme, tredimensjonale tegning – og når de har gjort sin jobb, levere tegningen inn igjen i basen, hvor vi kan ta den opp og se hvordan rørføringene går, og hvordan de andre fagene er planlagt. Da ser vi fort om noe krasjer, om veggen er bred nok osv. Vi kan gå inn og endre dimensjonen på tegnenivå – før noe er kalkulert. Man unngår dermed diskusjoner på byggeplass – og dårlige kompromisser.

Hva er ditt råd til andre som vurderer SmartKalk?

– Begynn med å velge riktig tegneprogram, slik at kalkuleringen går av seg selv. SmartKalk gjenkjenner NOBB-nummeret i elementbasen, og er trygt å bruke når du har en base i bunnen. Alt kan justeres og tilpasses, og det blir enkelt å ta beslutninger og legge en standard. Enkelt å endre også.

Holte-teamet er dessuten gull verdt! De har vært – og er –  kjempemessige når det gjelder støtte og assistanse. Som kjedekontor må vi kunne svare våre medlemmer fort, og da er det viktig at vi alltid får svar raskt.

– På intranettet vårt har vi «Fagnytt» som er en egen spalte hvor jeg legger ut små filmsnutter med tips og triks om SmartKalk.
Disse er på maks 40 sekunder, og jeg spiller dem inn fra min egen pc. Jeg kan f.eks. vise hvordan man bytter ut en vare i et element, eller andre funksjoner i programmet. Filmene er tilgjengelige for alle våre medlemmer, og blir en form for intern support. Så slipper alle å ringe til Holte hver gang de lurer på noe, avslutter Tom Ove Sørdal.