Halverer tiden på prosjektstyring – takket være HoltePortalen

Håndverkskompaniet har 23 års erfaring, 35 ansatte og mange parallelle prosjekter. De er kjent for å være spesielt gode på å bygge om i drift, noe Skedsmo Senter på Romerike nyter godt av for tiden. Ved å bruke HoltePortalen får de også effektiv prosjektstyring. Med bl.a. elektroniske sjekklister er det blitt enklere å gjøre en god jobb, forteller prosjektleder Jon Henie.

For et kjøpesenter er det viktig at mest mulig fungerer som normalt i byggeperioden. At kunder får parkert og at flest mulig av butikkene kan holde åpent. Dette tar Håndverkskompaniet på alvor, og de hadde en utmerket plan for hvordan dette skulle løses i praksis på Skedsmokorset.
– Det handler om å være tilpasningsdyktige og se senterets behov, forteller Jon Henie. – Vi tok gradvis for oss av parkeringsplassen. Leietakerne og senterleder har vært veldig positive til utbyggingen. Alle gleder seg til det nye senteret står klart før jul, og ser fram til julehandelen. I mai 2018 skal også baksiden være helt ferdig utbygget hvis alt går etter planen, og det skal det jo.

Hvordan skal digitale sjekklister hjelpe dere i arbeidet?

– Skedsmo Senter er et av de første prosjektene hvor vi bruker digitale sjekklister helt fra starten, noe vi er veldig glade for. Vår egen HMS og KS er lagt inn i systemet allerede, og kan enkelt lastes opp ved behov. Og det funker!

– Når du først kommer i gang og får satt deg inn i systemet, er det veldig behagelig å bruke det! På dette prosjektet har vi brukt HoltePortalen og appene helt fra starten, både til HMS– og vernerundene. Når snekkerne våre skal i gang snart, starter de arbeidet med kvalitetssikring ved hjelp av digitale sjekklister.

Stemmer det at digitale sjekklister gir større avviksregistrering?

– Ja faktisk! Vi får inn mange flere RUH-er (Rapport om Uønsket Hendelse) nå enn før. Ikke fordi det er flere avvik, men fordi det er blitt så veldig mye enklere å registrere dem. Jeg tror det skyldes noe så enkelt som at man slipper å gå bort til HMS-stasjonen og hente et RUH-skjema, fylle ut dette og så levere rapporten inne på kontoret. Nå har man appen tilgjengelig på telefonen som man har i lomma, da er terskelen mye lavere.

Tidligere kunne vi ha prosjekter med få registrerte RUH-er, ikke fordi de ikke eksisterte, men fordi det var et ork å gjøre jobben med å registrere avviket. Slik er det ikke lenger.

Hvilke utfordringer har dere hatt med å innføre digitale sjekklister?

Å lære noe nytt er alltid en utfordring. Men vi har hatt flere runder med gjennomgang og opplæring fra Holte. Neste utfordring blir å få selve snekkeren til å lære seg å bruke appen. HoltePortalen er en veldig enkel og svært brukervennlig app. Med sjekklister på papir, er det mange som klager over papirarbeidet. Nå registrerer vi allerede timer på telefon, og det er folk vant til. Det er fint – og nyttig å ha en mer papirfri byggeplass. Så jeg regner med at dette vil gå veldig greit.

Hva med underentreprenørenes lister?

– Det beste hadde vært om vi alle kunne brukt samme system, men pga. språklige utfordringer har betongfirmaet vi bruker her på Skedsmo hatt sine egne papirlister. Disse har jeg skannet inn og lastet opp i HoltePortalen slik at alt likevel blir samlet der til slutt. Det er veldig mye papir å spare med digitale løsninger. Jeg ser jo hvor mye det ble bare fra betongarbeidet.

Er det annet som gjør hverdagen din enklere som kunde av Holte?

– Ja, en viktig ting som også har gjort hverdagen min lettere, er at jeg nå kan lage faste månedsrapporter til byggherre på en mye enklere måte. Disse rapportene er oversiktlige og fine, og ser veldig profesjonelle ut. I disse gjennomgår vi sammendrag av HMS, KS, fremdrift osv.
– Det er også veldig enkelt å gå inn på weben og sette opp datoene i avviksregisteret, da får vi en kjapp oversikt og kan enkelt sortere alle avvikene fra måneden som har gått, og sjekke ut hvor det må gjøres grep.

Hvor mye tid sparer dere på elektroniske lister – contra de gamle?

– Vi har halvert tiden – i hvert fall! Alt går mye fortere. Straks du lukker en sjekkliste så ligger den inne. Du sparer tid til både forarbeid og etterarbeid.
– Statistikken viser at det ofte skjer flere feil når det nærmer seg ferie og høytider, mulig fordi folk da er mer ukonsentrerte og slurvete. Derfor er dette utrolig viktig arbeid.
Å gå selve vernerunden tar selvsagt den tiden den tar. Men også der – når du kommer inn og setter deg – så er det bare å lage en pdf og sende den til de som skal ha den.
Men utenom vernerundene går man gjerne runder på byggeplassen likevel. Og opp- dages det avvik, er det enkelt å registrere dem i appen. Du har den jo alltid for hånden – på telefonen din. Jeg tror alt i alt at digitale sjekklister kan være med å begrense byggefeil, avslutter Jon Henie.

Få ulike inspeksjoner og befaringer i en app – Les om Holte Inspeksjon her