HoltePortalen og SmartKalk gjør en viktig forskjell

HoltePortalen og SmartKalk gjør en viktig forskjell for Forsmo Maskiner & Transport A/S, en allsidig maskinentreprenør i Mo i Rana. De kalkulerer anlegg med SmartKalk og kjører strengt kvalitetssikrings- og HMS-regime med Holte Sjekklister. Å dokumentere gravearbeid i etterkant er umulig, så det må tas mange bilder underveis. Daglig leder Ketil Forsmo er ikke bekymret om en mobil skulle bli knust eller borte. Alle bilder ligger til enhver tid trygt lagret i HoltePortalen.

Det handler om dokumentasjon

Ketil forteller at når du skal grave er det mye som må beregnes, både før, underveis og etter. Hvordan du bygger opp, fyller igjen, komprimerer, skaper rett dybde, vinkler og fall, – alt skal dokumenteres på hver eneste jobb. Grøfter og kanter fotograferes og måles både fysisk og med GPS. Små kabelgrøfter kan i blant tas bilde av med tommestokk og mobiltelefon. Spesielt kommunene er veldig strenge på å motta bildefiler, og forlanger dessuten fem års garanti på jobbene. Dette er problemfritt med HoltePortalen, noe som gjør en viktig forskjell.

Forsmo Maskiner & Transport påtar seg alt innenfor grunnarbeid, bl.a. for skolebygg, leilighetsbygg, masseflytting, graving og rivearbeid. I tillegg til HMS og kvalitetssikring med HoltePortalen, har Ketil god nytte av kalkulasjonsprogrammet SmartKalk som han har brukt siden 2014. Før den tid gikk mye av beregningene på Excel-ark og Word. Nå sparer han mye tid, og sender fra seg oversiktlige tilbud.

Å kalkulere grunnarbeider i SmartKalk gjør en viktig forskjell

Den aller største fordelen med SmartKalk, er at programmet er oversiktlig og det er lett å hente ut igjen det jeg har regnet på, sier Ketil. – Når anbudsforespørslene kommer i rett filformat som kan legges rett inn i SmartKalk, har vi et drømmescenario.

Da kan jobben være ferdig priset med et par tastetrykk. Det er bare å kontrollere at alt stemmer, det er enkelt å justere, legge inn rabatter osv. Jeg pleier å regne i nettopriser. Deretter bestemmer jeg påslagsprosenten, og så regner SmartKalk ut på direkten. Jeg er veldig fornøyd. Men mange oppdragsgivere er dessverre sløve og sender over scannet pdf-er som ikke kan brukes til annet enn å legge inn tallene manuelt. Det blir tungvint og tidkrevende når jeg ikke kan konvertere dem inn i programmet.

SmartKalk hjelper meg å vinne anbud

Spesielt når det gjelder jobber hvor det bes om enhetspriser, er SmartKalk en uvurderlig hjelp til å få fram postene. Det er enkelt å få oversikt over hver oppgave vi skal utføre, og lett å dele opp i kapitler, siden programmet nummerer selv, sier Ketil. – Vi er to i bedriften som regner priser i SmartKalk.
Totalt i firmaet er de 12 mann vinterstid (de er flere om sommeren), men det har vært jevnt bra med jobb det siste året. De har også en svær maskinpark, og Ketil mener at de har nok maskiner til å sysselsette 40 mann.

Med Holteportalen blir gjenglemt og uteglemt ikke-temaer

Som nevnt, bruker Ketil og gutta HoltePortalen på kvalitetssikring og HMS. – Med HoltePortalen blir kontorarbeidet enklere, sier han. – Du har med deg alt du trenger til enhver tid. Før kunne man glemme igjen en perm på spiserommet og måtte dra tilbake og hente den. Sånt skjer ikke lenger. Ikke kaffesøl på arkene heller. Bildedokumentasjon legges rett inn i systemet. Da gjør det ingen ting om en telefon plutselig blir knust eller borte heller.

– Når du skal overlevere prosjektet og få sluttoppgjør må all dokumentasjon være med. Vår jobb er spesielt viktig å dokumentere, fordi den ikke er synlig etterpå. Før vi fikk HoltePortalen på plass, kunne det bli en del leting i gamle telefoner og på datamaskiner for å finne igjen bilder. Det er strenge krav til dokumentasjon og fort gjort å glemme noe. Et bilde sier tusen ord. Jeg er avhengig av at de ansatte ute er flinke til å dokumentere, siden jeg selv er stadig mindre ute på oppdrag. Hvis ikke er jeg sjanseløs i etterkant, sier Ketil.

Bedriften holder ofte på med mange prosjekter parallelt. De ansatte er kanskje ett sted og graver, og så må man vente på betongarbeid og kanskje komme tilbake etter 14 dager. Da jobber man i mellomtiden på andre prosjekter, og det hender at en kollega overtar prosjektet underveis. I slike tilfeller blir HoltePortalen spesielt viktig. Det er enkelt å gå inn og sjekke hva som er gjort fra før – der ligger jo alt av bildedokumentasjon tilgjengelig.

Sikker jobbanalyse i HoltePortalen

Framover – Med sjekklistene i HoltePortalen kjører vi sikker jobbanalyse på alle oppdrag, og lager maler som tilpasses fra prosjekt til prosjekt. Sjekklista deles opp i ulike faser. Vi må dokumentere at graveskråningen er innafor så det ikke går ras. Skal vi grave dypt på må det sikres så ingen faller nedi. Er det kabler i grunnen? Er kabeleier varslet? Er ikke kablene påvist, blir det avvik i sjekklistene. Har man med rett utstyr for å sjekke fallet på rørene man legger? Det er mye å passe på, sier Ketil.

– Prosjektering på sikker måte er viktig. Er det større ting må vi kanskje inn med konsulenter til å hjelpe oss å beregne om masser skal skiftes ut. Men vi løser de fleste oppgaver selv. Oppdragstypen varierer fra år til år, men de små prosjektene er gjerne de mest lønnsomme. De store er ofte veldig presset på pris. Noen konkurrenter går bevisst inn på å prise lavt bare for å få oppdraget. En stor gravemaskin kan grave rundt 15 – 20 000 driftstimer. Vi har nok maskiner å bytte med, så vår maskinpark varer lenge. Men å slite ut dyre maskiner på jobb man ikke tjener penger på, er ikke min greie, avslutter Ketil Forsmo.