Med sjekklister i JobOffice glemmer vi ingen ting!

Sturle Larsen driver firmaet Larsen Rør & Sanitær i Åsane, Bergen. Han har 5 ansatte som daglig er ute og jobber. For å få arbeidsdagen så effektiv som mulig, har Larsen anskaffet samtlige moduler i JobOffice, også sjekklister.

Hvilke forventninger har du?

– Jeg forventer jo at sjekklistemodulen skal bli like bra og enkel å bruke som resten av JobOffice-modulene, som jeg har benyttet daglig i snart åtte år.

Hvorfor er sjekklister så viktig?

– Med fem ansatte som er ute og jobber, så blir dette med sjekklister enda viktigere enn da jeg holdt på alene. Mange små jobber er rutinejobber, og i en hektisk hverdag er det lett og overse små ting på slike jobber. Med sjekklistene er dette lettere å fange opp, så unngår vi feil.

Hvordan dokumenterer de ansatte jobben de gjør?

– Alle fem benytter JobOffice PocketLink i dag på nettbrett. Med den tar de bilde av alle jobber og legger inn kommentarer.  Og de registrerer forbruk av timer og materiell. Det funker veldig bra!

Hvordan vil sjekklister gjøre jobben bedre?

– Jeg tenker at den største fordelen, blir at hver enkelt må gjennomgå sjekklistene før de forlater jobben som er gjort. På den måten slipper vi smårusk som gjør at man må tilbake en ekstra gang. En gang tilbake, er en gang for mye!
Sjekklistemodulen vil bevisstgjøre de som er ute på jobb hva de holder på med, samt at jobben blir gjort riktig med en gang. Hvis det skulle skje noe med et produkt eller noe annet i etterkant, så kan vi gå tilbake og sjekke om det faktisk er noe som er uteglemt eller ikke. Det vil bli lett å se hvem som har vært der, og hva som ble gjort – og hva som er blitt sjekket ut.

Hvorfor valgte du JobOffice i utgangspunktet?

–  Jeg byttet til JobOffice opprinnelig, fordi jeg satt med et tungvint fakturasystem og med prisbøker – noe som tok fryktelig mye tid. Det var tungvint å taste inn spesifikasjoner, regne anbud og skrive faktura. Vi bruker eksempelvis mange ulike nipler, med ulike NRF-nummer. På enkelte jobber har jeg kanskje 50 varelinjer.
Etter første måneden med JobOffice opplevde jeg noe helt annet. Med oppdaterte prisbøker og alt integrert i systemet, spretter alt fram med et par tastetrykk. Så lenge de ansatte som er ute og jobber med PocketLink har registrert det de skal, er det bare å importere forbruk og sende faktura med alt spesifisert. Da kan også kundene lett kontrollere at de har fått det de har betalt for. Og med  regnskapseksport i tillegg, ble JobOffice enda mer tidsbesparende.

Hvor mye tid sparer du?

– Veldig mye! Priser og alt ligger jo inne. Jeg sparer også mye tid på å regne anbud, så vi får mye bedre tid til å jobbe. Jeg bruker kanskje 5 minutter på å regne et bad jeg kunne bruke fra 30 minutter til en time på å regne før.

Jeg har laget meg egne pakker i kalkulasjonsmodulen, med mine standardbad ferdig utregnet. Det blir alltid noen endringer fra bad til bad, men det er kjapt og greit å gjøre disse. Med JobOffice trenger du ikke «tro» hva du bruker av tid og materialer, du «vet det». Prisen blir alltid riktig.

Nå ser jeg fram til å komme ordentlig i gang med sjekklistene!