Neida, Holte har ikke slått opp med Altinn

På tampen av 2022 ble det det innført en ny løsning for signering av ansvarsrett, – samsvars- og kontrollerklæringer. Mange har hørt navnet Ansako (som står for Ansvar Samsvar Kontroll), men signeringstjenestens offisielle navn er Signeringstjeneste for ansvarlige foretak.

Mange er nå litt forvirret, det forstår vi godt. For hvordan henger ting egentlig sammen nå? Trenger vi ikke lenger en rettighet i Altinn? Hvor ender informasjonen søker sender ut?

Først og fremst: Holte og Altinn er fremdeles i partnerskap, og du som ansvarlig søker trenger fremdeles rettigheter i Altinn knyttet til det foretaket du representerer som ansvarlig søker. De andre foretakene som skal påta seg ansvarsrett i prosjektet står derimot på utsiden og kan nå signere uten at bedriften må gi dem noen digitale rettigheter. Det blir litt sånn som i gamledager hvor man signerte med penn på papir, til tross for at man nå signerer elektronisk: personen som signerer på vegne av et foretak har et personlig ansvar med å påse at hen har tilstrekkelig fullmakt hos foretaket. Selv om selve signeringen er personlig, signerer man altså fremdeles på vegne av foretaket.

I de neste avsnittene vil vi si noe om hvordan de ulike tjenestene fungerer

Ansvar, samsvars- og kontrollerklæringer

Signer nå

Dersom ansvarlig søker også skal ha ansvarsrett som prosjekterende og utførende og samme person i foretaket er kontaktperson for de ulike oppgavene, vil du fremdeles kunne signere dine erklæringer direkte inne i Holte ByggSøk. Ved denne funksjonen er vi fremdeles knyttet til Altinn. I søknadens kapittel «Ansvar» vil det på knappen stå «Signer nå«. Du som søker får beskjed om å logge inn med bank-id eller tilsvarende og vil trenge rettigheter i Altinn tilknyttet foretaket. Erklæringen legger seg direkte inn i Holte ByggSøk og en kopi vil ligge i Altinn «arkiv«.

Send til signering

Skal du sende ut erklæringer til signering benyttes ikke lenger Altinn. Isteden går det en e-post til den mailadressen du har oppført under kontaktpersonen i «fag og foretak«. Dette krever ingen pålogging for søker og krever derfor heller ingen rettigheter i Altinn. I søknadens kapittel «Ansvar» vil det på knappen stå «Send til signering«. Når du har sendt til signering vil du finne en kopi av e-posten i e-postarkivet på prosjektet inne i HoltePortalen.

I e-posten er det en lenke som leder til DiBKs Signeringstjeneste for ansvarlige foretak. Her må personen som skal signere logge seg inn med bank-ID eller tilsvarende, men siden denne tjenesten ikke er tilknyttet Altinn, kreves det heller ingen særskilte rettigheter i Altinn. Hvem som helst kan derfor i prinsippet logge seg inn og signere erklæringen via denne lenken.

Signeringsløsningen er en to-trinns prosess. I første ledd kan personen tilpasse informasjonen i blanketten slik som tidligere (f.eks. ansvarsområde og tiltaksklasse), eller avvise blanketten.  De som avviser må begrunne hvorfor, og du vil varsles i HoltePortalen.

Neste steg i prosessen tar dem over til postens signeringsløsning. Her logger man  inn nok en gang med bank-id eller tilsvarende for å signere blanketten. Systemet sender så automatisk en kopi av blanketten til den e-postadressen som står oppført som kontaktperson i den signerte erklæringen, i tillegg får vedkommende mulighet til å laste ned en kopi til egen pc. Det finnes intet arkiv hvor foretaket kan finne tilbake til den signerte erklæringen.

Du som søker mottar erklæringen automatisk tilbake i Holte ByggSøk på samme måte som tidligere.

Tiltakshavers samtykke

Når du skal innhente tiltakshavers samtykke via søknadens kapittel «oppsummering og innsending», sendes det ut en e-post til den mailadressen du har registrert i kapittelet «tiltakshaver«. Fordi tjenesten har en skjult kobling mot Altinn vil du som søker får beskjed om å logge inn med bank-id eller tilsvarende og vil trenge rettigheter i Altinn tilknyttet foretaket. Når du har sendt til signering vil du finne en kopi av e-posten i e-postarkivet på prosjektet inne i HoltePortalen.

I e-posten er det en lenke som leder tiltakshaver inn på en egen nettside som DiBK administrerer, her må tiltakshaver logge inn med bank-id eller tilsvarende. Selv om tiltakshaver ikke blir sendt inn i Altinn for å signere er altså tjenesten knyttet opp mot Altinn, så her får personene velge om de vil signere som privatperson eller på vegne av et foretak. Sistnevnte krever at et foretak har koblet dem til sin Altinn-konto, foretaksnavnet vil i så fall dukke opp i en liste ved pålogging. Etter pålogging vil tiltakshaver få tilgang til søknaden i pdf-versjon for gjennomgang før vedkommende signerer. Den signerte blanketten vil legge seg i Altinn-arkivet til tiltakshaver, på den kontoen tiltakshaver har valgt å representere (enten privat eller foretaket).

Siden det er mulig å signere samtykket som privatperson, kan i prinsippet hvem som helst logge seg inn og signere erklæringen via lenken du som søker har sendt ut.

Du som søker mottar samtykke automatisk tilbake i Holte ByggSøk og varsles selvsagt om dette i systemet.

Nabovarsel og øvrige søknadsblanketter

Øvrige funksjoner i Holte ByggSøk fungerer som tidligere, hvor Altinn genererer alt av skjematikk og bistår med utsending. Du som søker må derfor ha nødvendige rettigheter i Altinn knyttet til det foretaket du representerer som ansvarlig søker.

Veien videre

Hvordan tjenestene utvikler seg inn i fremtiden er vanskelig å svare på, da dette er utenfor vår styring. Vi har tro på at løsningene bare vil bli bedre, men vet at det tar tid å endre vaner.

Til dere som opplever noe frustrasjon til den nye måten å signere på. Endringen er besluttet av DiBK og ikke av oss, og gjelder for alle som leverer søknadstjenester. Foretakene der ute må altså forholde seg til den samme signeringsløsningen uansett hvilket system ansvarlig søker bruker for å innhente elektronisk signatur på erklæringene.

 

MÅNEDENS TIPS:
Status på erklæringer sendt til signering

Rett før årsskiftet flyttet vi løsningen for å signere ansvarsretter ut av Altinn og over på en ny signeringstjeneste som driftes av DiBK. Med denne tjenesten sendes det ut en e-post til den e-postadressen du har oppgitt for kontaktpersonen i det aktuelle foretaket i fag- og foretak. Denne e-posten inneholder en unik lenke til skjemaet du har bedt dem om å signere.

Vi får innimellom henvendelser fra søkere som ikke har mottatt signerte erklæringer i retur, til tross for at foretakene sier de har signert. Slik kan du som søker sjekke faktisk status på signeringen:

1. Sjekk først status i kapittelet «ansvarsrett». Dersom erklæringen ikke er mottatt i retur vil statusen være «venter på elektronisk signatur»
2. Gå til modulen som heter «e-post». Der finner du en logg over alle e-poster som er sendt ut av det aktuelle prosjektet. Også alle forespørsler om signering av erklæringer.
3. Finn den relevante e-posten og åpne den
4. Klikk på lenken i e-posten. Dersom det står «xx har sendt en erklæring til signering», har ikke foretaket signert skikkelig. Du må dermed be foretaket klikke seg inn på lenken på nytt for å fullføre signeringen. Klikker du på lenken etter at et foretak har signert, står det at erklæringen allerede er signert.

Hvorfor viser det seg ofte at erklæringene faktisk ikke er signert?

For å signere erklæring i den nye løsningen må den som skal signere først logge inn i direktoratets nye løsning. Her kan de kan gjøre nødvendige tilpasninger til erklæringen. Når det er gjort må de trykke «signer og send». Mange tenker nå at skjemaet er signert, det er det ikke. Vedkommende sendes nå videre til postens signeringstjeneste hvor de må trykke «Signer dokument». De vil så få beskjed om å logge seg inn en gang til. Først nå signeres skjemaet.

Les direktoratets spørsmål og svar om signering for ansvarlige foretak

Trenger du et kurs i Holte ByggSøk? Internkurs eller nettkurs? Ta en titt her!