JobOffice har senket stressnivået med 40% – og økt proffnivået med 50%!

På det blide Sørland i Søgne, noen mil vest for Kristiansand, holder VVS Eksperten Try Rør til. HolteMagazinet stikker innom en morgen, og finner daglig leder Jørgen Karlsen bak et ryddig skrivebord. Foran seg har han to store dataskjermer med JobOffice skjermbilder på. Ikke for å imponere oss, men fordi JobOffice er den nye hverdagen hans.

JobOffice har virkelig gjort arbeidsdagen her enklere og stressnivået lavere, smiler han. –  Tidligere, da vi hadde 8-9 ansatte, hadde vi et egenutviklet papirsystem som skulle forenkle prosessen med fakturering, oppdatering av priser og gi god oversikt over deler. Det funket ganske greit, men da vi ble flere måtte jeg se etter et system som kunne erstatte vårt.

JobOffice utpekte seg raskt!

– Jeg forsto at vi trengte en digitalisering. Både på prosjektstyring, og fordi jeg kastet bort mye tid på å lete i gamle prosjekter ved ulike henvendelser. Jeg begynte å sondere terrenget, og snakket med både bransjefolk og med grossisten. JobOffice utpekte seg raskt – dette systemet så ut til å være mest egnet for vår størrelse. I dag er vi 13 ansatte, og det fungerer utrolig bra.

Har tatt det trinnvis

– Istedenfor å starte med full pakke, begynte vi først med bare kontorversjonen/innesystemet. Dette er jeg er glad for i ettertid, da jeg fikk tid til å lære meg systemet. Det funker kjempefint! Historikk på kunder, oversikt over fakturaer, – et par tastetrykk så har jeg full oversikt. Alltid.

– JobOffice senker stressnivået dag for dag. Min hverdag som leder for disse gutta har blitt mye bedre.  Etterhvert har vi også begynt med håndholdte PocketLink hos noen av gutta. Vi startet med ett abonnement også der, og utvider etter hvert.

Meget imponert over sjekklistene i JobOffice!

– Vi har mange gass-serviceoppdrag blant våre kunder, og på dette området er det stort behov for proff dokumentasjon med bilder og sjekklister. Da vi henvendte oss til Holte og spurte om dette, fikk vi vite at sjekklister i JobOffice var like rundt hjørnet. I tillegg var vi så heldige at vi var det aller første firmaet som fikk prøve det ut, sier Karlsen.

– Jeg er meget imponert over disse sjekklistene, forteller Karlsen. Når gassteknikeren vår går fra jobben, har han lave skuldre. Bildene han har tatt er lagt i sjekklistene. JobOffice har senket stressnivået hans med minst 30-40 prosent, og proffnivået er økt med 50 prosent!

Sparte 5 timers jobb pga. sjekklister!

– Nylig gjorde vi en gass-service på 25 leiligheter, hvor det var en del feil. Jeg tipper vi sparte 5 timers jobb, takket være de nye sjekklistene. Det gjør en forskjell! Akkurat nå holde jeg på å lage en liste med mer enn hundre sjekkpunkter.

– Også kommunen er en viktig kunde, og der er det strenge dokumentasjonskrav bl.a. i forhold til sjekk av trykkledninger, kloakkledninger, trykktester etc. Med PocketLink på mobil eller nettbrett er det superenkelt å ta bilde av f.eks. trykknivå og med sjekklistene glemmer vi ingen ting.

JobOffice har vært en revolusjon for oss!

– For vår del har JobOffice vært en revolusjon. Både prosjektstyringsmessig og ikke minst med økonomien. Kalenderfunksjonen er super. Hvis jeg legger jobben inn i kalenderen dagen før, slipper gutta å dra innom kontoret – det er jo ikke her vi tjener pengene.

– Gutta som bruker PocketLink forteller at de synes det er gøy å føre timer og registrere deler! De som tidligere leverte lapper med deler og timer en gang i måneden, leverer nå hver dag. Nå kan jeg fakturere hele tiden, og ligger 30 dager i forkant i forhold til før. Det gjør mye både med likviditeten og med totaloversikten.

– Kontordamene våre er også glade for JobOffice. Et tastetrykk så har de FDV for hele jobben, når vedkommende ute har tastet riktig. Før brukte vi mye tid på FDV-permer.  Nå leverer vi det ut elektronisk på en minnepinne – det er fantastisk!

Bedre å drive butikk enn å fylle ut papirer!

– Det er viktig å ta seg tid til å lære seg nye måter å jobbe på. Jeg er veldig glad for at jeg tok det steget for to og et halvt år siden. Vi har utført 4100 prosjekter på den tiden. Hvis 10 prosent av disse ringer meg i løpet av de neste 3 årene for å spørre om noe, ville det bety veldig mye tid om jeg skulle lete fram detaljer på gamlemåten. Nå ligger alt i skyløsningen, beskyttet mot virusangrep, og kan hentes fram med et par tastetrykk. Det er ingen tvil om at dette er veien å gå.

– Det er dessuten morsommere å bruke tid på å drive butikk, enn å fylle ut masse papir. Det er en grunn til at vi ble rørleggere, og de unge gutta har heller ingen problemer med det digitale. Veien videre for oss er flere PocketLink på nettbrett. Selv vil jeg ved å senke min tidsbruk med ytterligere 5 %, bruke tid på å forbedre inntjeningen.

– Jeg anbefaler definitivt JobOffice til andre! For vår størrelse og type bedrift er dette optimalt, ikke minst med de nye sjekklistene.