HoltePortalen – imponerende lettvint!

Daglig leder i Broen Rørservice AS er overrasket over hvor brukervennlig programvare fra Holte er, både HoltePortalen og JobOffice! – Jeg kommer fra bank og finans og har prøvd mye forskjellig, men dette er imponerende lettvint, sier Håvard Melby.

Broen Rørservice har travle dager i Soknedal 5 mil sør for Trondheim. Firmaet er gasellebedrift for tredje år på rad, noe som betyr at de vokser. To nye rørleggere og daglig leder er ansatt i 2018. Per i dag teller de 6 mann ute på oppdrag inkludert en lærling, og inne på kontoret er de to. Håvard, som selv ikke er rørlegger av yrke, trives veldig godt i bransjen. – Det er trivelig, og håndverkere har folk bruk for!

HoltePortalen har alt på ett sted

Det var på nyåret 2018 at Håvard begynte som daglig leder i firmaet, og han har hatt en bratt og spennende læringskurve. Bl.a. takket være bl.a. HoltePortalen gikk det veldig bra. – Jeg må si at HoltePortalen er mye bedre enn noe datasystem jeg har vært borti i andre bransjer. Dette er mye enklere. Ting er samlet på én plass. Det er mer brukervennlig. Jeg er veldig opptatt av det skal være effektivt og at ting skal gå fort, og at jeg skal ha oversikten. For min del som daglig leder er dette et veldig bra system!

HoltePortalen istedenfor Fagtorget

– Allerede i jobbintervjuet fikk jeg forståelse for at programvaren fra Holte var godt forankret i firmaet. Det ble presisert viktigheten av å bruke og videreføre denne. Tidligere var det Fagtorget, men nå altså HoltePortalen. HoltePortalen brukes primært i kvalitetssikrings- og HMS-arbeidet vårt. Det er spesielt sjekklistene vi bruker der, men vi bruker også den nye søknadsmodulen. Vi bruker også arbeidsavtale i HoltePortalen, når vi ansetter nye medarbeidere.  Og den nye modulen Holte Kontrakt, skal vi nå begynne å bruke på enkeltstående prosjekter.

Digitale sjekklister

– I kvalitetssikringsarbeidet legger vi inn våre overordnete rutiner i de digitale sjekklistene i HoltePortalen. Disse gjennomgår vi jevnlig og gjør nødvendige endringer i ved behov. Vi har fornyet rutinene våre nå nylig, og det var veldig enkelt. Vi gjør stort det samme på hvert prosjekt, så gjenbruk av rutiner er vanlig. Det fungerer veldig bra! Disse bruker vi på våre egne direkteoppdrag. Når vi er underentreprenør og må rette oss etter hovedentreprenørens retningslinjer, tilpasses vi rutinene enkelt i sjekklistene fra HoltePortalen.

– Avviksregistreringsmodulen bruker vi ikke så mye ennå, men vi skal i gang med den også. En av gutta bruker den forresten til å legge inn forsinkelser som ikke skyldes oss, det er greit å kunne dokumentere i etterkant.

Færre feil med digitale sjekklister

– Jeg tror at elektroniske sjekklister i KS-arbeidet fører til færre feil. Når rørleggerne har sjekklistene på nettbrettene sine og tar bilde av jobben de gjør, så er det mye enklere å dokumentere i etterkant. Vi skal ikke lenger tilbake enn en uke, før vi måtte inn på en tidligere ordre og fremskaffe dokumentasjon på riktig utført jobb, ganske kjapt – klokka 14 en fredag ettermiddag.

Har du nett-tilgang kan du jobbe

– Heldigvis hadde vi sjekklistene i HoltePortalen, så det var enkelt å gå inn og sjekke. Ikke for han – fordi prosjektet var avsluttet og dermed ikke tilgjengelig lenger i appen på hans nettbrett. Men jeg kunne sjekke det. Riktignok var jeg på ferie akkurat da, men det hadde ingen betydning. Jeg husker godt da den telefonen kom. Jeg sto i regn og uvær utenfor et kjøpesenter 40 mil unna, med barnevogn i den ene hånda og telefonen i den andre. Men det var helt uproblematisk. Via telefonen gikk jeg inn i HoltePortalen, sjekket ut alt sammen med noen få tastetrykk, laget rapport og sendte den på e-post.

– Poenget er at dette kunne jeg gjort fra uansett hvor i verden jeg hadde vært. En telefon og nett-tilgang er alt som skal til. Det er sånne ting jeg synes det er så greit å kunne fikse. Til og med ansvarsrett kan jeg ordne fra telefonen. Sitter jeg ikke på kontoret, kan jeg logge meg på HoltePortalen og ordne det uansett hvor jeg er.

Enkelt å lage rapporter

– Sjekklisterapportene lager – og lagrer vi, og sender ut på forespørsel. I et prosjekt tidligere i år, hvor bygget ble solgt etter ferdigstillelse, ønsket plutselig kjøper å lage et påbygg. Da var det fort gjort og lettvint for oss å oversende dokumentasjon som bl.a. viste hvor rørføringene gikk i veggene.

LES OGSÅ: Holteportalen er både kasseapparat og verktøy

Lager proffe tilbud med JobOffice

– Vi bruker jo JobOffice også – til alt av prosjekter, både kunderegistrering, forbruk, fakturering og kalkulasjon. Det er veldig tidsbesparende å kalkulere med ferdige pakker og dra-slipp funksjon. Nylig fant vi ut at det gikk an å legge inn firmalogo i brevmalen, så ble det enda proffere. Vi er stolte av tilbudene vi sender ut, og skiller oss godt fra konkurrentene.

Anbefaler Holte

– Jeg anbefaler både HoltePortalen og JobOffice til andre rørleggerfirmaer. De fleste har vel ikke blitt rørlegger for å sitte på kontoret. Med denne programvaren bruker du mye mindre tid ved skrivepulten, arbeidet går mye «kjappar». Og du kan løse administrative oppgaver nesten uansett hvor du befinner deg i verden. Det er ryddig og enkelt, og perfekt for oss som ønsker å være en trygg og god arbeidsplass. Det er det som er hovedmålet vårt.