Mange rørleggere bruker JobOffice fra Holte. Når du trenger support til JobOffice, er det godt å vite at det bare er å ta kontakt. Stian Moen og hans kollegaer sitter klare til å hjelpe deg, på telefon og e-post.

Hva lurer rørleggerne på, Stian?
En del har spørsmål direkte knyttet til bruken. Mange spør om hvordan de kan oppdatere priser. Vi får også mange regnskapsmessige spørsmål, bl.a. hvordan man kan kreditere en faktura. Det er et bredt spekter av henvendelser, også en del tekniske. Vi svarer på alt.

Hvordan oppdateres prisbøkene – skjer ikke det automatisk?
Nei – det skjer ikke helt automatisk, men det er superenkelt å gjøre. Når grossistene oppdaterer sine priser (3-4 ganger i året) er det viktig at rørleggeren importerer de nye prisene i JobOffice. Hvis ikke er det fort gjort å tape penger på prosjekter, fordi du ligger for lavt prismessig. Uansett hvor mange grossister du eventuelt har liggende i systemet, er det raskt å oppdatere dem. Grossistene varsler ved hver oppdatering – så det burde være enkelt å huske. Men når vi supportfjernstyrer kunder, ser vi at mange har glemt dette. Noen har ikke faktisk ikke oppdatert prisene på et par år.

Hva med rabattavtalene – må disse oppdateres også?
Ja, det er veldig viktig at brukeren også oppdaterer sine rabattavtaler. Dette gjøres i samme importveiviser som oppdateringen av prisbøkene.

Hva med PocketLink?
Det er akkurat det samme. Når man har oppdatert prisene på «innesystemet», er det kun nødvendig å eksportere prisbøkene ut til PocketLink som grunndata. En grei huskeregel er å eksportere prisbøkene til PocketLink-brukerne etter hver oppdatering inne.

Hva kan man spare på elektronisk varebestilling i JobOffice?
Fordelen med elektronisk bestilling er at du får bedre betingelser, ofte opptil 5 % ekstra rabatt. Du sparer også tid ved å slippe å dra til hentelageret hos grossisten og plukke selv, og du eliminerer risiko for å bestille feil. Elektronisk bestilling kan gjøres både fra bestillingsdelen i JobOffice og kalkulasjonsmodulen, samt fra PocketLink.

Er det mulig å sammenlikne priser på en enkel måte?
Ja, du har mulighet til å sammenlikne priser på tvers av grossistene, og lage en bestilling ut fra det i JobOffice. Prissammenlikningen kan gjøres enkelt fra nesten alle skjermbilder; varer i forbruk, faktura, leverandørfaktura, varebestilling, eller i anbud/kalkulasjon.

Hva er fordelen med elektronisk leverandørfaktura og pakksedler?
Her er det masse tid å spare når du skal føre forbruk og fakturere. Når du laster ned leverandørfaktura direkte fra grossist, går denne rett inn i JobOffice. Bruker du i tillegg bestillingsnummer på hvert enkelt prosjekt, går fakturaen direkte inn på det aktuelle prosjektet, og du slipper å punche en eneste varelinje manuelt.  Det samme gjelder pakksedler i PocketLink – som kan importeres direkte inn på forbruket. 
Ved å oppgi bestillingsnummeret til den som står i kassa på hentelageret, mottar du pakkseddel elektronisk i Pocket Link med en gang, og du slipper å punche varenummer manuelt. 

Gjelder dette alle med JobOffice, uansett modul?
Leverandørfaktura krever at du har Forbruksmodulen i JobOffice. Forbruksmodulen trenger du også om du skal benytte PocketLink. Stadig flere oppdager fordelene med PocketLink. Det at du kan få ført alt av materiell og timer mens du er ute hos kunde, er veldig tidsbesparende! Selve oppsettet på PocketLink og Pakkseddel er en tjeneste du kan bestille hos Holte.

Hva med backup av programmet?
Hvis det skjer noe med pc-en, kan du være uheldig å miste både kundekartotek og fakturahistorikk, i tillegg til data rundt pågående prosjekter. Det er derfor viktig å ta sikkerhetskopi. Holte tilbyr Smart Backup som en egen tjeneste.  Da er du sikret hvis uhellet skulle være ute.

Har du noen flere tips til slutt?
Det er lurt å «rydde» i prosjektene sine. Vær nøye med å avslutte prosjektet når det er ferdig – sett prosjektstatus til «ferdig». Mange lar dem står «under arbeid», og mister lett oversikten.

Husk å registrere innbetalingene dine. Be gjerne banken om OCR-fil, så slipper du å følge med på innbetalingene i nettbanken. JobOffice kan sjekke OCR-filer automatisk, og du får beskjed om fakturaen er innbetalt til forfall.

Lurer du på noe? Kontakt support ved å sende en e-post til: support@holte.no eller ring gratis 800-HOLTE (46583).

Les også: Ny versjon av JobOffice og PocketLink er nå tilgjengelig for nedlasting.